上司と一緒に訪問する場合に気をつけるポイントとマナー

どうやって訪問先まで行くのか、先方にどんな話をするのか、どんな資料を持って行くのかなど、上司と入念な打ち合わせをしましょう。上司と一緒に訪問する場合、その場で起きたことはすべて上司の責任になります。せっかく一緒に行ってくれるのですから、失礼のないようにしましょう。

打ち合わせで当日の流れや準備物が決まったら、必要なものはすべて自分が準備しましょう。もしもの時を考えて、いつもよりさらに完璧な準備をしてください。やはり、一緒に行く上司に恥をかかせるようなことはできませんからね。

車などで行く場合は、自分が運転手になりましょう。車を上司の乗りやすい位置までまわしておくのもいいですね。ただし、まだ新人などで運転に自信が無い場合は、正直に上司に相談したほうが良いです。

企業のロビー等で待ち合わせの場合は、上司よりも先に着くように、時間に余裕を持って行動しましょう。自分の方が待ち合わせに遅れることはご法度です。身だしなみや資料の再確認ができるぐらいの余裕があると良いですね。

訪問先の受付に挨拶をしたり、担当者を呼んでもらったりなどの雑務は自分が行いましょう。

会議室に通される際にも、上司を先にお通ししましょう。会議室の構造上、絶対ということはありませんが、その後の席順を考えても、上司が先に入る方が良いのです。

まだ先方の担当者が部屋に着いていない場合は、案内してくださった方から、「こちらにおかけになってお待ちください」と言われてから、ソファや椅子に座って待ちましょう。

このとき、上司が【上座】、部下が【下座】になるように座ります。上座・下座には様々なルールがありますが、わかりやすく覚える方法としては、「もし不審者が入口から入ってきた時、一番奥の安全な場所が上司用で、上司をかばえる位置が自分用」 「座って一番長めがいいのが偉い人用」 などがあります。

あまり人には言えない覚え方ですが、どうしてもマナーを覚えられない時は試してみて下さい。

先方の担当者がやってきたら、すぐに立ち上がり、名刺交換の体制に入りましょう。この時気を付けたいのが、【名刺交換は上役から】ということです。偉い人から順番に交換を行っていきます。上司も先方もルールをわかっていますので、率先して先に立ってくれますので、あなたはその後に従い、上司の後に名刺交換をしましょう。

先方も複数人いる場合は、列を作って、上司同士が交換をしてから、あなたの方へ先方の上司がきて、その後に先方の部下がくる、という形になります。

先方との会話が始まったら、おおむねは上司同士が話すことになります。あなたは意見を求められたら話す、という程度で大丈夫です。

ただ、会話の中で訂正しなければならないことがあったり、上司が知らないことがあったりした場合は、「失礼します」「よろしいでしょうか」など、ひと声かけてから会話に入りましょう。

油断しきって話についていけない状態にならないようにしましょう。

訪問先でお茶が出されたら、出してくださった方にお礼を言い、先方の担当者に勧められてから、また上司が飲んでから、あなたも飲みましょう。

入った時とは逆に、退出時は上司が先に部屋を出るようにしましょう。

先方の建物を出て、解散する際、もしくは帰り道などに訪問に付き合ってくださった上司にお礼を言いましょう。また、その時に訪問で話した内容、決まった事柄などについてどう思ったかも伝えましょう。上司が同行してくれる訪問では大きな進展があることも多いので、このチャンスを最大限に生かすため、上司の意見を聞きましょう。

帰社してからは、訪問内容をまとめて、付き合ってくださった上司に報告をしましょう。

「一緒に行ったんだから伝わってるはず……」とは思わず、改めて内容を確認、次に生かすための相談をしましょう。