上司と一緒に訪問する場合に気をつけるポイントとマナー

2017年7月7日訪問

上司と一緒に訪問する場合に気をつけるポイントとマナーとは

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営業など、取引先に訪問する機会のある仕事について、不安を覚える人も多いでしょう。特に上司と一緒に訪問するとなると、緊張も増します。失敗しないためにも、上司と一緒に訪問する場合に気をつけるポイントを覚えておきましょう。

上司と一緒に訪問:訪問先に着くまで

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まずは、訪問先に着くまでに気を付けることを見ていきましょう。

前日までに上司と打ち合わせをする

どうやって訪問先まで行くのか、先方にどんな話をするのか、どんな資料を持って行くのかなど、上司と入念な打ち合わせをしましょう。上司と一緒に訪問する場合、その場で起きたことはすべて上司の責任になります。せっかく一緒に行ってくれるのですから、失礼のないようにしましょう。

事前準備は完璧に

打ち合わせで当日の流れや準備物が決まったら、必要なものはすべて自分が準備しましょう。もしもの時を考えて、いつもよりさらに完璧な準備をしてください。やはり、一緒に行く上司に恥をかかせるようなことはできませんからね。

車は自分が運転/現地集合は上司より余裕を持って到着

車などで行く場合は、自分が運転手になりましょう。車を上司の乗りやすい位置までまわしておくのもいいですね。ただし、まだ新人などで運転に自信が無い場合は、正直に上司に相談したほうが良いです。

企業のロビー等で待ち合わせの場合は、上司よりも先に着くように、時間に余裕を持って行動しましょう。自分の方が待ち合わせに遅れることはご法度です。身だしなみや資料の再確認ができるぐらいの余裕があると良いですね。

訪問先の受付などは自分が行う

訪問先の受付に挨拶をしたり、担当者を呼んでもらったりなどの雑務は自分が行いましょう。

会議室に入退室する際も上司が先

会議室に通される際にも、上司を先にお通ししましょう。会議室の構造上、絶対ということはありませんが、その後の席順を考えても、上司が先に入る方が良いのです。

上司と一緒に訪問:訪問先の面談の場で

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訪問先の会議室や応接室に通されたら、上司と打ち合わせることはできません。記憶と雰囲気を頼りに行動しましょう。

上司より下座に座る

まだ先方の担当者が部屋に着いていない場合は、案内してくださった方から、「こちらにおかけになってお待ちください」と言われてから、ソファや椅子に座って待ちましょう。

このとき、上司が【上座】、部下が【下座】になるように座ります。上座・下座には様々なルールがありますが、わかりやすく覚える方法としては、「もし不審者が入口から入ってきた時、一番奥の安全な場所が上司用で、上司をかばえる位置が自分用」 「座って一番長めがいいのが偉い人用」 などがあります。

あまり人には言えない覚え方ですが、どうしてもマナーを覚えられない時は試してみて下さい。

名刺交換は上役から

先方の担当者がやってきたら、すぐに立ち上がり、名刺交換の体制に入りましょう。この時気を付けたいのが、【名刺交換は上役から】ということです。偉い人から順番に交換を行っていきます。上司も先方もルールをわかっていますので、率先して先に立ってくれますので、あなたはその後に従い、上司の後に名刺交換をしましょう。

先方も複数人いる場合は、列を作って、上司同士が交換をしてから、あなたの方へ先方の上司がきて、その後に先方の部下がくる、という形になります。

話しの流れは上司に任せるor打ち合わせの通りに

先方との会話が始まったら、おおむねは上司同士が話すことになります。あなたは意見を求められたら話す、という程度で大丈夫です。

ただ、会話の中で訂正しなければならないことがあったり、上司が知らないことがあったりした場合は、「失礼します」「よろしいでしょうか」など、ひと声かけてから会話に入りましょう。

油断しきって話についていけない状態にならないようにしましょう。

お茶は促されてから、上司が飲んでから

訪問先でお茶が出されたら、出してくださった方にお礼を言い、先方の担当者に勧められてから、また上司が飲んでから、あなたも飲みましょう。

退出時も上司から

入った時とは逆に、退出時は上司が先に部屋を出るようにしましょう。

上司と一緒に訪問:帰り道、帰社後に

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緊張する訪問も終了しましたが、ここでも気を抜き過ぎてはいけません。最後の締めとして上司に感謝の気持ちを伝えましょう。

解散時もしくは帰り道に上司にお礼を言う

先方の建物を出て、解散する際、もしくは帰り道などに訪問に付き合ってくださった上司にお礼を言いましょう。また、その時に訪問で話した内容、決まった事柄などについてどう思ったかも伝えましょう。上司が同行してくれる訪問では大きな進展があることも多いので、このチャンスを最大限に生かすため、上司の意見を聞きましょう。

帰社してから訪問内容をまとめ、報告

帰社してからは、訪問内容をまとめて、付き合ってくださった上司に報告をしましょう。

「一緒に行ったんだから伝わってるはず……」とは思わず、改めて内容を確認、次に生かすための相談をしましょう。

上司と一緒に訪問する場合に気をつけるポイントとは上司中心に動くこと

上司と一緒に訪問する場合に気をつけるポイントとマナーについて、全体を把握出来ましたか?

細かいポイントがいくつもありましたが、そのどれも【上司中心に】という意識からきています。もし忘れたり迷ったりしたときは、

「上司にとっては自分がどう動いたらやりやすいだろう?」

ということを考えてみてください。また、まだ慣れていないうちは、上司や先方も大目に見てくれますので、正直に、

「すみません、間違えてしまいました」

「どのようにしたらいいでしょうか?」

など訊いてみましょう。きちんと自分の状況や不安を伝えられることは、逆に好印象になることもあります。百聞は一見にしかず、失敗を恐れずに、どんどんやってみましょう!

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2017年7月7日ビジネス

Posted by BiZPARK