上司への依頼・お願いメールの適切な3つの書き方と4つの例文【シーン別】

上司, 依頼メール

依頼メールにおける3つの書き方

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今回は依頼・頼みごとメールの例文・上司へのお願いメール例文についてみていきます。社外・社内に関係なく、ビジネスで仕事の依頼をメールでするのは日常的です。そこでお願いや頼みごとをする際に正しい敬語は使えていますか?特に目上や上司にお願いをするメールにはきちんとした敬語が使われているか確認しましょう。初めに依頼メールの書き方についてみていきます。

1.内容と期日を明確にして依頼する

取引先や上司・目上へ依頼する仕事だからこそ、分かりやすく明確な内容が求められます。数字のデータや必要な説明を簡潔に伝えなければいけません。最も上司・目上といった依頼された側が困るのは、ダラダラの長文で何が言いたいか分からないものや逆に説明が足りず理解できないといったメールでしょう。

その仕事が急ぎのものなのか?手が空いた時で構わないのか?など期日も明確にメールの中に記しておきましょう。相手にいちいち確認されないように、きちんと内容・期日を確認してからメールしてください。

2.依頼メールには細やかな気遣いを

まず、上司や目上に仕事を依頼する際は、メール本文の一言目に「ご多用のところ恐縮ですが」または「お忙しいところ恐れ入りますが」のような忙しい上司の都合を気遣う文面を入れましょう。

依頼する仕事は当然、上司や相手にしかできない職務ではありますが、おそらく上司や相手も多忙のはず。そんな多忙な上司や相手への心遣いは社会人として持ち合わせておくべきでしょう。

3.依頼したいことや相談内容と意見をわかりやすく記載する

忙しい上司に依頼や相談をする際は、結果的に「何をしてほしいのか」「何を回答してほしいのか」ということがわかるように記載しましょう。

「クライアントの意見や言っていたこと」「自分の意見や考え」が依頼内容や相談内容にまざってしまっていることがあり、結果的に上司はどのようなアクションをとるべきかを改めて部下に聞きに行かなければなりません。

そのようなことが内容に依頼したい事、相談したい事がなんなのかをまず書いた上で、その背景(クライアントからの依頼)や意見(自分はどうすべきと考えているのか)などを記載するようにしましょう。

メールで依頼する際の敬語の使い方

依頼・頼みごとのメールの書き方はおわかりになりましたでしょうか。続いて、頼みごとをお願いするメールに使う敬語の使い方を押さえましょう。内容と期日を明確にしていますが、肝心な敬語の使い方を間違ったら、失礼です。とくに上司や目上、取引先の相手などに間違った敬語の使い方をしていたらビジネスマナー違反というより、呆れさせてしまいます。では、メールで依頼・頼みごとをする際の敬語の使い方をみていきましょう。

お願い・頼みごとメールの敬語フレーズ一覧

●お願い申し上げます

●していただけませんでしょうか

●ご依頼申し上げます

●切にお願い申し上げます

●誠に厚かましいお願いですが

●事情をお察しいただき

●突然のお願いで

●誠に勝手なお願いで

●願えませんでしょうか

依頼メールの例文

依頼・頼みごとメールの書き方と敬語の使い方はおわかりになりましたでしょうか。次に依頼・頼みごとメールの例文をみていきましょう。例文は社内にいる目上や上司、そして社外の相手に依頼をお願いするメールの例文をみていきます。例文はあくまで参考程度に収めておいてくださいね。

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上司に提案書の確認を依頼するメール例文

お疲れさまです。

○○です。

○○社に提出予定の○○提案書(素案)が完成いたしましたので、お忙しいところ恐縮ですが、ご確認をお願い致します。

○月○日に同社との打ち合わせがあり、○月○日までにご返答をいただけますと幸いです。

何卒ご確認よろしくお願い致します。

上司にプレゼン資料のアドバイスをもらうメール例文

お疲れさまです。

○○です。

○○社に提出予定の○○プレゼン資料が完成いたしましたので、お忙しいところお手数をお掛け致しますが、アドバイスをいただけますでしょうか。

ぜひ経験豊富な○○部長にお力をお貸しいただきたく、何卒よろしくお願い申し上げます。

○月○日に同社との打ち合わせがあり、○月○日までにご返答をいただけますと幸いです。

何卒ご確認よろしくお願い致します。

社外の相手にお願いする際のメール例文

いつもお世話になっております。

XXXのXXXXです。

拝啓 XXXの候、貴社におかれましてますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、XXXにお願いいたしました弊社の新商品である「XXXXX」の感想を

XX月XX日まで指定させていただきましたアンケート用紙にご記入の上、

お返送願いたく存じます。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒ご協力のほど、よろしくお願い位申し上げます。

敬具

お見舞いのお礼による社交メール例文

拝啓 XXXXの候、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

さて小生 このたびの入院に関しましたご多忙中のところわざわざお見舞いいただき、そのうえ豪勢なお見舞いをいただきまして、まことにありがとうございました。

そしてさるXX月XX日に無事退院いたしました。

さっそく来週XXX日より出社する予定でございますので、引き続きよろしくお願い申し上げます。

まずは退院のご報告かたがた、書中に御礼を申し上げます。

敬具

依頼メールの注意点

依頼・頼みごとメールの例文については、おわかりになりましたでしょうか。最後に上司へのお願い文の注意点を紹介していきます。上司や目上、はたまた社外の相手へ仕事を依頼する際に送るメールでは、どのような点に注意するべきなのでしょうか。書き方同様に注意点もきっちり押さえて、相手に好印象を持ってもらう依頼メールにしましょう。

添付漏れなど必要な要素は漏れなく完璧に

上司や目上、社外の相手への依頼メールする場合には、必要な要素は漏れなく完璧にしてください。こちらもビジネスシーンでは、常に気を付けなければならないことと言えます。特に相手があなたに評価を下す上司である場合、ここで手を抜けば、大きなマイナスになってしまいます。また、多忙な相手に依頼をするのに、必要な要素が漏れてしまえば、その仕事は何倍も遅れることになり兼ねません。

仕事を依頼する際は、より入念な確認が必要です。メールに必要な文言が入っているか、添付資料が付いているか、など徹底的にチェックしたうえでメールを送信しましょう。

「ご覧になられました」などの二重敬語を使わない

敬語の使い方で、丁寧になりすぎて、二重敬語を使わないようにしましょう。例文として「ご覧になられました」、「お越しになられました」や「お伺いする」などが挙げられます。目上や上司、そして大切な取引先なので、敬語を意識しすぎてしまうかもしれませんが、一度文章を打ったら必ず確認してください。読み直しの確認は必要です。

依頼・お願いメールは心遣いと誠実さが重要

依頼メールの例文・上司へのお願いメール例文についてみてきましたが、いかがでしたか。ビジネスメールは口頭に比べると、冷たい印象に取られがちです。そんな時、相手が気持ちよく引き受けようと思えるのは、少しの心遣いと誠実さ。

もちろん上司以外の人に仕事を頼みごと・依頼する時でも、同様の気持ちで接することが重要ですが、特に上司や目上はは「多忙である」ということを念頭に置いておきましょう。このような細かいメール一つでも印象が大きく変わるもの。上司と良好な関係を築くためにも、敬語一つ一つを確認するように心掛けてみてくださいね。

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2016年12月3日ビジネス