「失礼の段」「ご容赦下さい」のビジネスメールでの使い方

言葉遣い

「失礼の段」は相手に先に謝罪して礼儀を高める表現

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相手に対して送付する手紙や文書をはじめ、最近では電話やメールでも活用する言葉の1つに当たるのが、「失礼の段」という表現です。これは、利き手に対して、あらかじめ失礼な行為や発言を行ってしまうと推測出来る場合、それを事前に申告し謝罪して相手への礼儀を高める際に用いる表現になります。日常会話で広く用いる「失礼ですが」という表現に対し、更にビジネス的な礼儀を籠めたのが「失礼の段」です。

段とは状況や場面を現す

失礼の段には、失礼な行為や発言を行う事に対して事前に謝罪をすることで気分をできるだけ害さない、という意味が込められています。「失礼の段」のうち、段という言葉には、場合や時など、状況や場面を現す意味が含まれているものです。この表現では、失礼な行為をした時、或いは失礼な発言をしてしまった場合には、という意味になります。

「ご容赦下さい」は目上の方に対して使う言葉

同じくビジネスの場面など、目上の方に対して目下に当たる立場の人が用いる表現の1つに当たるのが、「ご容赦下さい」です。ご容赦という言葉からも見て取れるように、これは相手に対して謝罪を行う表現としての意味が含まれているほか、恩情を請う言葉にも当たります。この表現の正しい使い方としては、相手の方に対して何か失礼な行為を行ってしまった場合、怒りを沈めて貰う為に、このご容赦下さいという表現を用いるのです。

上司や取引先などに用いるのが一般的

ただし、ご容赦下さいには、使い方で注意すべき点があります。基本的に「ご容赦下さい」は、自分から見て目上の立場に当たる上司や取引先、顧客などに用いるのが一般的ですが、あくまでも相手に対して許しを請う意味を持つため、会話の中で頻繁に使いすぎると、それでも目下側を許そうとしない相手を逆に非難する言葉ととられかねないため、実際に特定で用いる際には、できるだけ少ない回数で用いるようにしましょう。

「失礼の段」と「ご容赦下さい」を合わせると尊敬の念が高まる

会社として、特定の顧客や取引先など目上の方に対して書面の送付や、電話などで謝罪を行う際、「失礼の段、ご容赦下さい」と用いる場合が多々あります。本来、この2つは別々の表現方法です。しかし、どちらも目上の方に対する敬語に当たるため、2つの表現を組み合わせて用いると、更に相手に対する尊敬の念を高める狙いがあります。最近では、この2つの言葉を組み合わせて使うのがビジネスの場面では一般的になっているほか、失礼の段とご容赦下さいの間に、「ひらに」という表現を挟む場合があります。「ひらに」とは是非にといった意味があり、これを付け加えることによって相手に対する許しを懇願する程度を高める効果があります。

電話で使用すると失礼に当たる可能性があるので注意する

元々、失礼の段、ご容赦下さいという2つの表現方法は、主に目上の方に対して手紙など文書を送付する際に活用する敬語として、用いられてきました。最近では、手紙や電子メールなど相手とリアルタイムで会話を交わさない連絡方法だけでなく、電話など直接口語で会話する方法も増えています。このため、本来書面で使うのを想定して作られた「失礼の段、ご容赦下さい」を、電話など直接会話で用いると言葉が堅すぎてしまい、印象を害してしまう可能性が考えられます。特に、無礼講とまでは言わないまでも、相互の関係に堅苦しさを求めない方にこういった表現は、逆に失礼に当たる可能性がある点に注意しましょう。

メールで「失礼の段」と「ご容赦下さい」を合わせて使うと尊敬を高められるが電話では使わない

「失礼の段」「ご容赦下さい」のビジネスメールでの使い方について見てきました。目上の当たる方に対して、謝罪を請う際や純粋に失礼を詫びる場合に用いる表現として、「失礼の段」や「ご容赦下さい」という言葉をそれぞれ単独で、或いは組み合わせて用いるのが一般化しています。ビジネスの場面では、とにかく相手の方を建てる言葉遣いが求められる一方、明らかに場違いな使い方や多用しすぎは、逆に相手の方に失礼に当たる可能性もあります。本来の使い方と意味をしっかりと理解した上で適切な場面でだけ用いことが、ビジネスにおける最大のマナーです。

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2016年11月29日ビジネス