会社の留守電が担う役割と注意点【例文あり】
会社の窓口としての役割を担うため留守電は重要
大きな会社や企業の電話窓口での、営業時間外の留守電設定は必ず設定されています。しかし、小規模の会社では、留守電設定をしていない所も多くあります。理由は、「営業時間が終わっているから」「直接やり取りすべき内容が多く、留守電では意味がないため」などです。しかし留守電は業務の承りよりも、会社の窓口としての役割を担うべきでしょう。留守電があれば営業時間の把握、丁寧さや礼儀の印象、掛け間違いの防ぎなどの利点があります。やはり、留守電を設定して案内している会社というものは、顧客からして好印象に映るのです。
留守電からすでに接客が始まっている
会社の留守電が、電話機に元からある既存の留守電メッセージの例文だったとします。「ピーっとなったらご用件をお話しください」のような例文です。これでは、家庭用と変わりません。会社や公共の場であるなら、紹介や説明、案内を含めた例文を設定するようにしましょう。そうする事で、問合せをしてきて留守でがっかりした顧客に、謝罪と案内という不足ない接客が出来るのです。
営業時間外における会社の留守電例文
例文①
「お電話誠に有難うございます。でございます。誠に恐れ入りますが、本日の営業は終了しております。営業時間は土曜日曜祝日を除く、月曜～金曜の午前9時から午後5時となります。お急ぎのご用件の場合は、発信音の後に、お名前、お電話番号、ご用件をお伝え下さい。」
年末年始やGW中における会社の留守電例文
例文②
「お電話誠に有難うございます。でございます。誠に恐れいりますが、5月2日金曜日から5月5日月曜日までGW休暇とさせて頂いております。5月6日火曜日、午前9時より通常営業となりますので、どうぞ宣しくお願い致します。お急ぎのご用件の場合は、発信音の後に、お名前、お電話番号、ご用件をお伝え下さい」
募集や受付中における会社の留守電例文
例文③
「お電話誠に有難うございます。でございます。誠に恐れ入りますが、本日の営業は終了しております。○○のお申込みの際は、お手数ですが発信音の後に、お名前、お電話番号、ご用件をお伝えください。後ほど、担当者よりご連絡申し上げます。何卒宜しくお願い致します。」
会社のイベント行事当日における留守電例文
例文④
「お電話誠に有難うございます。でございます。誠に恐れ入りますが、本日、○月○日はのため、 誠に勝手ながら終日休業いただいております。お急ぎのご用件の場合は、発信音の後に、お名前、お電話番号、ご用件をお伝え下さい」
※イベント行事名を言いたくない場合は「社内行事」に変えても構いません。
留守電は会社の窓口としての役割を果たすので例文を参考に分かりやすく案内する
会社の留守電の役割と注意点についてみていきました。会社の留守電に例文を吹き込む時、いくら内容がそろっていても、声が小さかったり投げやりだったりすると、聞いた側に悪い印象を与えます。耳から伝わる情報は、とても大きな意味を作るのです。ゆっくりはっきりと、丁寧に分かり易く、実際に目の前の顧客に説明している心算で例文を吹き込む事で、声という形で丁寧な接客態度が伝わるでしょう。
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