就活で留守電に伝言・メッセージを残す際のマナー

2016年11月29日2020年3月31日伝言, 留守電

留守電に伝言・メッセージを入れなくても構わない？

電話をすると、着信履歴を残すことができるので、留守電に録音しなくても構わないのかもしれません。そのため、留守電にはメッセージを残す選択肢は無いという考え方の人もいるようですが…。本当にそれでいいのでしょうか!?

就活生は留守電に伝言・メッセージを残すべき！

しかし、就活生はビジネスマナーを学ぶためにも、留守電に切り替わったところで伝言・メッセージを残すべきです。着信履歴だけでは就活生かどうか「どんな用があるのか」「急ぎなのか、後日でもいいのか」が分かりません。これに対し、留守電に用件を入れれば、相手もその判断ができるので親切です。

就活生は留守電にはどんな伝言・メッセージを残すべき？

留守番電話に切り替わったら、「ピー」という発信音が鳴ったのを確認してから伝言・メッセージを残すようにしましょう。そこから留守電の録音開始になりますが、マナーのある対応とはどういったことなのでしょう。

①学校名と氏名を伝える

就活生はまず「○○様のお電話でよろしいでしょうか」とまずは確認し、自分が所属している学校名(もしくは会社名)と氏名を伝えます。電話をしているのがどんな人物なのか、相手側に分かるように伝えることは、電話をかけた際のマナーです。

②用件と電話を「折り返す/かけ直す」か伝える

次に、用件を簡単に言い、折り返し電話をしてほしいのか、こちらから再度電話を入れるのかを伝えます。

③再び学校名(もしくは会社名)と氏名、そして自分の電話番号を伝える

最後に、念のため学校名と氏名をもう一度繰り返して言い、自分の電話番号を録音したら電話を切りましょう。

詳細な事情は話さない方が無難

留守電には、プライバシーや企業秘密に関わる用件を詳しく話すのは控えたほうがいいです。間違い電話をかけた可能性や、電話番号が変わっていたということもあり得ます。相手が確認できないうちに、あまり詳細な事情を話さない方が無難でしょう。

就活の留守電に伝言・メッセージを残す際の話し方のポイントは？

留守電に録音された音声は、電話で直接話すときよりも、不明瞭な音になり聞き取りづらい場合が多いものです。そのため就活生は留守電に伝言・メッセージを残す際にはいくつかマナーとして配慮する必要があります。

ハッキリした話し方をする

就活生は、留守電に対してはハッキリと話すようにしましょう。留守電に切り替わったら、いつもよりもゆっくり、大きめの声で、一つ一つの単語を区切るように発音するよう心がけます。

緊張するなら電話する前に練習する

留守電に時間制限がある場合、緊張すると小声だったり、早口になったりと、何を言っているのかまったく分からないことがあります。その対策として、電話を掛ける前に、自分の名前、電話番号、用件を話すのにおおよそ何秒くらいかかるのか、一度計ってみることをお勧めします。

就活生ははっきりした口調で留守電に伝言・メッセージを残そう

就活生ははっきりした口調で留守電に伝言・メッセージを残すように心がけましょう。どれだけ内容がしっかりしていても、話し方がまずければ全く伝わらない可能性もあります。

緊張してしまうという就活生は、留守電に伝言を残す際に、予備練習として伝えるべき情報を、簡潔にはっきりと録音することが大切です。特に、自分の所属する会社と氏名、電話番号は明確に伝わるようにします。2回ほど繰り返して言うようにするといいでしょう。携帯電話の場合も、固定電話と同じような要領で伝言を残してください。