受発注業務の意味と注意すべき仕事内容

2016年12月9日2020年3月31日受発注

受注業務の意味は取引先の企業から注文を受ける事

受注と発注を合わせて受発注と言う意味なのですが、まずは受注業務について知りましょう。受注というのは、取引先の企業から注文を受けることを言います。よく、「500万円の見積もりの受注が決まった」など営業が言いますが、注文を受けるという意味を受注と言います。受注した場合は内容をきちんと確認し、いつもの商品の受注なのか、営業が見積もりした商品の受注なのかで金額も変わってきますので勝手に発注に回さないように注意しましょう。

発注業務の意味は受注したものをメーカーに注文する事

受発注業務の中で、次は発注の説明ですが、発注というのは受注として受けた注文を今度はメーカーなどにこちらが注文をかけるという意味になります。こちらから注文をかけるという意味を発注と言うのですが、受注よりも注意しなければならないのが発注作業です。発注作業でミスをすれば会社へ多大な迷惑をかける可能性があります。発注作業はスピードも要求されますが、正確さも要求されますので気を抜けない仕事です。

受発注業務で活躍する営業事務と経理

受発注業務の意味について説明しました。ではこの業務は誰が行うのでしょうか。受発注業務は基本には営業事務の仕事です。営業事務の仕事は、受発注業務だけではなく見積書を作成して、営業と連絡を取り合い、価格交渉などもすることがあります。取引先のお客様が来た時にはお茶出しすることもありますし、軽い顔合わせ程度という意味でメーカーや取引先との接待がある場合もあります。勤務先の会社によって違いますが営業事務の力が営業の成績に大きくかかわってくるのです。ほかにも経理は処理上、受発注の内容を理解しておく必要があります。

受発注業務でミスは大敵

受発注業務でミスは許されないことです。例えば商品の注文の金額を1桁間違えた、商品の型番を間違えた、個数を間違えたとなると現場が止まってしまう可能性があります。取引先も工事や必要な日にちを見計らって注文をしてきているのでここで注文内容を間違えてしまうと現場がストップしてしまうのです。金額を間違えてしまった場合は大赤字になり売り上げの意味がありませんし、会社に多大な迷惑がかかります。受発注業務は細心の注意が必要な業務なのです。

受発注業務では金額確認が必須

受発注の時に金額を指定しなければいけない場合は注意が必要です。金額を空欄にしてとりあえず商品だけを注文できる場合はそれでかまいませんが、取り決めがある商品や見積もりしている商品の場合金額を入れないと、通常価格で注文が通ってしまいますので、発注業務の時は金額にも注意しましょう。気の利く得意先であれば金額を記入して注文してきてくれるのでわかりやすいのですが、人によっては何も書かずに商品だけ注文してきます。少し特殊な注文であったり、数が多いなと感じたりしたときには営業に確認の意味でも連絡を取りましょう。

受注生産品の取り扱いには注意が必要

受発注業務で、納期というのはとても大切です。見積もりの時にも、商品、型番、数量、金額、納期というのは必須項目となっています。この納期に従って得意先は注文をしてきますので、納期は特に注意が必要です。注文書に納期指定がある場合は、その納期でできるのかメーカーに確認することが必要です。商品によっては受注生産品があります。この場合は○日の○時までに注文すれば○日の○時までに届くという細かい内容を聞いておき、得意先に伝えましょう。そしてOKが出たら確認の意味でも納期を復唱し発注をかけ、得意先に納期のFAXも流しておきましょう。

受発注業務は会社にとって重要な意味を持ちミスをしないよう確認が必要

受発注業務のそれぞれの意味と注意すべき点について説明しました。受発注は会社にとっては売上に関わるとても大切な仕事です。受注で見落としがあれば発注でミスをします。発注でミスをすれば得意先、メーカー、自社、全ての企業に迷惑がかかります。赤字になってしまったら売り上げの意味がなくなります。受発注をする場合は常に細心の注意を払い、わからないことがあれば確認してから行動するようにしましょう。決して自分の見切り発車でしてはいけません。受発注業務の意味はとても深く大切なポジションなのです。