守秘義務の誓約書に社員退職時に署名を求める際のポイント
退職時の守秘義務誓約書は制約が強すぎると職業選択の自由に触れることも
企業として機密情報を守りたいと思うのは当然です。特に退職する社員が営業職の場合、顧客情報や製品情報の漏洩は避けたいものです。そのような場合、退職時に守秘義務に関する誓約書を用意し署名するように命じるのですが内容には十分に注意が必要です。企業としては情報を守るためであっても、制約が行き過ぎていると憲法で定めている職業選択の自由を脅かすことになりかねません。
守秘義務誓約書では一般社員の競業企業への転職は抑止程度しかできない
誓約書の内容で一番気を付けなければならないのが、競合企業への転職の禁止です。守秘義務があるのだから当然、と企業側は考えてしまいがちですが、社員にしてみれば自分が培ってきたノウハウを持っての転職を禁止されるのは可能性を潰されてしまうことになります。入社時の誓約書にこのような「競業への転職禁止」を盛り込んでいる企業も多いですが、一般社員の場合は効力が薄いのだと理解しておきましょう。役員の場合は効力を発揮しますが、一般社員の場合はあくまで抑止力程度だと考えておくのが望ましいのです。
退職時の守秘義務誓約書では会社の資産に関わるものは効力がある
競業への転職については効力が薄いのですが、それ以外のもの、例えば会社の資産に関わるものであれば退職時に守秘義務に関する誓約書への署名を求めることができます。顧客情報、製品情報、社内規定などは会社の資産ですので、それに関わるものを退職時に持ち出さない、公表しないという内容のものを作成し、署名を求められるのです。ただし、行き過ぎた内容のものは拒絶される可能性がありますので、お客様と個人的に連絡を取っている可能性のある携帯電話や個人メールアドレスの変更までは求めることが出来ません。こういった事態を防ぐために、企業は個人携帯やメールアドレスを使用させないように事前に対策を打っておくべきです。
入社時に守秘義務誓約書を取り交わしておくのが重要
守秘義務については退職時の方が大切、と考える企業も多いのですが、あらかじめ入社時に誓約書を取り交わしておくのが重要です。入社時は誰しも辞めることなどは考えていませんが、その段階において「機密保持誓約書」を取り交わしておき、退職時にも守秘義務に関する誓約書の提出を求めることを伝えておきます。また、入社時に誓約書を取り交わすだけではなく、日常的に機密保持に関わる研修や指導を行えば、退職時の情報漏洩を抑止出来ます。つまり退職時にのみ焦点を当てるのではなく、入社時から教育をしていくのが大事なのです。
守秘義務誓約書に反して企業情報や顧客情報が漏洩したら損害賠償請求ができる
退職時に書かせた守秘義務誓約書は、企業情報や顧客情報などに関しては明確に効力があります。退職後や解雇後もこれは効力がありますので、万が一情報が漏洩した場合は損害賠償を求められるのです。これは競業に転職した・していないに関わらず、社内機密を持ち出したことによる違反になります。退職時に署名させた守秘義務誓約書だけではなく、入社時に提出を求めた機密保持誓約書も効力があります。
誓約書への署名を拒否された場合は項目を見直して再度署名を求める
入社時に機密保持誓約書に署名をしても、退職時の守秘義務誓約書にはサインをしない、という社員もいます。拒否する理由の大概は「競業への転職禁止」ですので、可能であればその項を削除して署名を求めれば応じるはずです。「競業への転職禁止」が記載されていないにも関わらず拒絶された場合は、個人を否定するような項目がないかを再度見直し、あくまで会社と顧客の情報に関わる項目のみに止める必要があります。ただし、仮に退職時に署名をしなくとも、入社時の機密補助誓約書に署名していれば効力がありますので、その点を伝えれば問題ないと言えるでしょう。
退職時の守秘義務誓約書は職業選択の自由に触れないように注意!日頃の指導がポイント
どうしても社員が辞めるという段階になって、企業情報や顧客情報を心配してしまいがちなのですが、やはり大切なのは入社時と常日頃の指導です。日常的に情報をきちんと管理し、社員が不用意に持ち出せない環境にしておく、社員にも機密保持の教育を徹底しておくというのが重要です。退職時の守秘義務誓約書は、内容が行き過ぎると職業選択の自由に触れてしまいますし、競合への転職などに関しては効力もそう強くありません。しかし、会社の資産である企業情報や顧客情報については、退職時の守秘義務誓約書は効力を持ちます。
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