資料／書類／請求書が届かない… “催促メール”の書き方は？

2023年9月12日ビジネスメール

資料や書類、請求書などの送付を依頼したのに、「先方から約束通り届かない」と困った経験ありませんか？ そんなときは相手に送付を再度お願いする必要がありますが、何かを催促するのは気が引けるもの。そこで今回は、角が立たない催促メールの書き方のコツ、メールの例文をご紹介します。

そもそもメールを送れているか確認しよう

相手に送付の催促をする前に。まずは、相手側にメールを正しく送信できているか確認しましょう。相手側が未対応なのは、送付依頼メールが届いていないから…という可能性もあります。

また、相手からメールで送付連絡や遅れる旨の報告をもらっているのに、自分が気づいていない場合も。催促メールを作成する前に、メールフォルダを確認してみましょう。

上から目線は避ける

約束の期日を過ぎている場合は、相手に対してあえて強い表現を使ってお願いすることもあるでしょう。しかし、そうした意図がない場合は表現に注意するべきです。

相手に非があるとはいえ、遅れを責めるような表現は避けるのがベター。「大変恐れ入りますが」「お手数おかけしますが」といったクッション言葉を使いつつ、角が立たない伝え方を心がけましょう。

行き違いを詫びる一文を添える

郵便、宅配便などで発送済みであるものの、まだ手元には届いていないだけという可能性もあります。そのような場合を念頭に置き、末尾には「なお、本メールと行き違いで送付済みの場合は、何卒ご容赦いただけますと幸いです」などと、行き違いを詫びる一文を添えましょう。

例文は？

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