手紙の最後に記載する追伸について

2016年12月9日手紙

追伸は手紙の最後に言い足りないことを記載する

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追伸とは、手紙に本文を書いた後で、言い忘れたことや、言い足りないことを記載します。書き始めは、「追伸~」とはじめたり「P.S.~」とはじめたり、単に「なお、~」といった書きはじめ方をします。なぜ、このような記載方法をするようになったのかというと、Eメールと違い手紙では後で書き足りないことが思いついたとしても、記載し直すのは大変な手間であるため、追伸という形で本文とは別にあらためて記載するようになったのが始まりです。

追伸と追記は使い分ける必要がある

追伸とよく似た言葉で、「追記」という言葉があります。この違いはなんでしょうか。まず「追記」とは、本文に加えて付け加えて記載する文章のこと、そして「追伸」とは、「追申」とも記載しますが、後から加えて申し上げることを指します。つまり、追伸の場合は、申し上げることなので、手紙など必ず相手が必要になります。使い分けとしては、手紙を記載する場合には「追伸」を使用し、それ以外の文書の場合には「追記」と記載すれば良いでしょう。

追伸をビジネスの手紙で使用するのはNG

追伸は、先述の通り、本文を書き直す手間を省いて、あとから付け加えて記載する文章のことです。そのため、ビジネスでの手紙のように、目上の方や社外の人に対してお送りする手紙の中で使用するのは失礼にあたります。使うのであれば、友人同士や、親しい間柄の人に向けた手紙の中など、限られた場合のみで使用するのが良いでしょう。

ビジネスの手紙以外にも追伸がNGの場合がある

ビジネスに限らず、以下の手紙の場合は、親しい間柄であっても「追伸」をしようするのは避けるべきです。お悔やみや病気・災害見舞い、結婚のお祝いなど、繰り返しをイメージさせるのが不適切な手紙では追伸を使用できません。また、お礼、お詫び、お祝いなどは本文の中で伝えるべき内容であるため追伸には不適切な内容ととらえられます。状況に応じて臨機応変に使い分けたいものですね。

追伸は使い方次第で相手との友好を深められる

追伸は、親しい間柄であれば、非常に効果的な使い方ができます。追伸を使うメリットとしては、以下の2つがあげられます。一つ目が、相手に親しみを込めて接するときの追伸です。文とは離れますので、非常に砕けた文章を使っても問題ありません。また、本文趣旨から離れますので「今度飲みに行きましょう」など相手との関係を深める内容を記載すると効果的です。二つ目は、内容を強調したい時です。わざわざ、本文から切り離して記載する内容ですので、相手に強く印象づけられます。何かを依頼した場合などには、「なお~」から書き始めて、返信期日を記載するなどの方法が効果的です。相手との友好を深めるためにも使ってみましょう。

追伸と同じ意味の「P.S.」はラテン語の「Post-Script」を略したもの

追伸の変わりに「P.S.」と書き始める人もいますが、「P.S.」が何の略かご存知でしょうか。P.S.はラテン語の「Post-Script」という意味を持っています。「あとがき」や「追記」という意味をもっています。欧米では、わざわざ「P.S.」を記載することで「まだまだあなたに伝えたい内容があるぐらいあなたと仲良くなりたいんだ」といった意味合いになり、親しみをアピールするために使われることも多いようです。

手紙の最後に記載する追伸はビジネスシーンでは不適切だが使い方次第で相手との友好を深められる

追伸の良い使い方、使ってはいけないNGな場面について、ここまでご説明してきました。親しい間柄でしか使うことはできないため、使える範囲は限られますが、追伸は手紙を記載する中で、上手く使えば非常に効果的な文章になります。上手に使うことで手紙の印象をぐっとよくすることができます。まずは親しい間柄の方へのメールなどで使ってみてはいかがでしょうか。

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2016年12月9日ビジネス

Posted by BiZPARK