「拝啓」「敬具」と「記」「以上」の正しい使い方

2016年12月7日手紙

「拝啓」は挨拶表現としてビジネス文書の始めに使う

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「拝啓」はビジネスレターのはじめに使用する言葉です。相手を敬った表現で、「これからお話しをさせて頂きます」という意味があります。「記」も文書のスタートを示すものですが、「記」とは使うシーンが違います。「拝啓」は手紙におけるお辞儀の挨拶のようなものです。拝啓の後は、季節の挨拶やメインの用件に繋がっていきます。

ポイント:「拝啓」で始めた内容は「敬具」で終わらせる

「敬具」は、「拝啓」で始めた手紙を閉じるときに使う表現です。やはり相手を敬って、「お話しは以上で終わりです」といった意味を込めています。「以上」と近いニュアンスがありますが、こちらもやはり使用するシーンが違います。

「拝啓」で始めた内容は、「敬具」で終えなければいけないというルールがあります。丁寧さを大切にするビジネスレターでは必須の表現です。それでは、この敬意は「拝啓」や「敬具」でしか表せないのでしょうか。

「謹啓」「謹言」「敬白」は拝啓・敬具より丁寧な表現

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実はビジネス文書で敬意を表す表現は他にもあります。「謹啓」と「謹言」「敬白」などです。こちらの表現は、「拝啓」や「敬具」よりもより丁寧な表現になります。「記」と「以上」は、「拝啓」「敬具」とは使うシーンが違いましたが、「謹啓」と「謹言」「敬白」はほぼ同様のシーンで使用できます。これらも同じく、ビジネスレターでいうお辞儀やあいさつの意味があります。

ポイント:上司や取引先に送る手紙にふさわしい表現

ポイントとしては、「謹啓」と「謹言」「敬白」の方が「拝啓」「敬具」より丁寧な言い回しという点に注目して下さい。ビジネスレターの場合、丁寧であるに越したことはありませんが、「謹啓」と「謹言」「敬白」は特別お世話になった上司や取引先の人などに送る手紙にふさわしい表現と言えます。

その後に続ける季節のあいさつや用件の書き方は、「拝啓」と「敬具」と同様です。それでは、「記」と「以上」の使われるシーンとは、どのような場合なのか、見ていきましょう。

「記」は宛名のあとに箇条書きで記載するときに使う

「記」と「以上」も、基本的には「拝啓」と「敬具」のようにセットで使用します。ただし、「記」と「以上」は前述したように「拝啓」や「敬具」のような、ビジネスレターでのあいさつとして使用するわけではありません。宛名のあとに箇条書きに記載するときに使用します。「記書き」と呼ばれる表現です。

ポイント:行の中央に「記」、最終行の末尾に「以上」

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使い方ですが、行の中央に「記」と書いて、改行してから箇条書きで事項を追加していきます。横書きであれば「下記の通り」と書いてから、縦書きであれば、「左記の通り」と書いてからにするのを忘れないようにしましょう。

そして最終行の末尾に、「以上」と記載します。「記」と「以上」はビジネスレターの中でも、特にお知らせ事項に特化して使用できる表現です。見た目もシンプルで見やすく、伝えたいことが伝わりやすいというメリットがあります。

「拝啓」「敬具」はビジネス文書の挨拶に「記」「以上」は箇条書きの記載に使う

「拝啓」「敬具」と「記」「以上」の正しい使い方を見ていきました。このように、ビジネス文書には多様な書き方のルールが存在しています。ひとつひとつに意味があるので、適当に流さないで、きちんと把握して使えるようにしておきましょう。もらった相手が分かりやすく、気持ちよく読める文書を目指してくださいね。

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2016年12月7日ビジネス

Posted by BiZPARK