手紙の書き方と依頼文の作成ポイント【例文あり】

2016年12月9日2020年3月31日依頼文, 手紙

依頼文は頼みごとを了解してもらい双方の利益に繋がるように作成する

まずは依頼文を作成する際の心構えから説明しましょう。依頼文は何かをお願いすることを目的として書かれる文書です。ここで理解すべき大切な点は、「依頼文を送ることにより、相手に頼みごとを了解してもらい、それが結果として双方の利益につながる」ということを想定した上で文書を作成することです。そのためには手紙の書き方にも細心の注意が必要です。ここでは依頼文を作成する際の3つのポイントを挙げたいと思います。

依頼文の作成ポイント①：内容を明確にする

相手にお願い事を快諾してもらうには、どのような手紙の書き方を心がければよいでしょうか。まずは「依頼する事情と理由を明確に」しましょう。どのような事情と理由でお願いしてきたかが分かりやすく書いてあれば、相手も了解するか断るか判断しやすいでしょう。

依頼文の作成ポイント①：丁寧さと謙虚さを大切にする

次に大切なことは「丁寧な表現で、謙虚な姿勢で」依頼をすることです。こちら側がお願いしている立場だということを忘れてはいけません。婉曲な表現や曖昧な言い回しは避け、あくまで謙虚さと礼儀正しさを大切にしてください。

依頼文の作成ポイント③：早めに依頼文を送る

依頼の内容によっては、回答や準備に期間を要する場合もあるでしょう。相手の立場に立って考え、なるべく早めに余裕を持って依頼文を送ってください。何よりも相手を気遣う心遣いが大切です。

以上の3つの作成ポイントを必ず押さえた上で、依頼文の手紙の書き方の参考にしてください。

依頼文を作成する場面とは

次にどのような場面で依頼文を作成する必要があるのか考えてみます。依頼する内容によっては、当然ですが手紙の書き方も変える必要があります。ここではビジネスの場面に限定し、依頼文を作成するケースを考えてみましょう。

会社宛てに依頼文を作成するケース

会社や担当部署へ依頼文を送る内容として考えられるのが以下です。資料送付の依頼、カタログ送付の依頼、請求書送付の依頼、見積りの依頼、支払いの依頼、納期繰上げの依頼、納期延期の依頼、業務提携の依頼、不良品返品の依頼、値引きの依頼、価格改定の依頼、取引条件変更の依頼、支払いの条件変更の依頼、など。

個人宛へ依頼文を作成するケース

次に特定の個人への依頼文として考えられるのが以下となります。祝辞の依頼、挨拶・スピーチの依頼、講演会講師の依頼、就任の依頼、原稿執筆の依頼、取材の依頼、会合参加の依頼、など。

依頼文の手紙の書き方を見てみよう

実際に依頼文を作成してみましょう。依頼文の手紙の書き方にはいろいろありますが、ここでは会社への依頼文と個人宛への依頼文、それぞれ1つずつ簡単な例文を挙げたいと思います。依頼文の上手な手紙の書き方の参考にしてください。

会社への資料送付の依頼文の例

『拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り誠にありがとうございます。

さて、このたび弊社におきましては

【以下、ここに資料送付を依頼する事情と理由を簡潔に記載】

つきましては、御社の【製品名を記載】に関する資料をご送付

していただきたくお願い申し上げます。

ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、よろしくお取り

計らいのほどお願い申し上げます。　　　　　　敬具』

個人宛への講演会講師の依頼文の例

『拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、突然のお願いで大変恐れ入りますが、このたび弊社

では、講演会を開催することになりました。

つきましては、○○業界に精通されております○○様にぜひ

講演会の講師をお引き受け願いたく、ご依頼申し上げる

次第でございます。ご多用とは存じますが、ぜひとも

御承諾賜りますようご高配のほどよろしくお願い申し

上げます。　　　　　　　　　　　　　敬具』

依頼文を作成する際は内容を明確にするなどポイントを押さえた手紙の書き方をしよう

手紙の書き方と依頼文の作成ポイントをご紹介しました。相手の立場に立って依頼するビジネスで取引先や新しい相手へ何かをお願いする場面は、今後も数え切れないほど出てくるでしょう。上手な手紙の書き方をして、さまざまな依頼文を作成できるよう、その都度対応することが大切です。手紙の書き方の形式にのっとった上でもっとも重要なポイントは、相手の立場に立って、「早めに」「簡潔に」「丁寧に」依頼文を作成し送付することです。