請求書漏れ・遅れに対して送るお詫び状のマナーと例文

2016年12月7日2020年3月31日お詫び, 報告漏れ

請求書漏れ・遅れが発覚した際はしっかりと謝るのがマナー

請求書漏れ・遅れ等が発覚した場合はしっかりと謝罪する様にしましょう。

特に、取引先も社内の経理などから計上の関係で怒られている可能性があります。お客様の気分を害する事にもなりますし、信頼関係を壊す一つの種になる可能性も十分にあります。

そのため、しっかりと謝罪文という形で正式に謝罪する事をオススメします。多少やりすぎかな？と思っても謝罪というのは基本的にしすぎて損をする事はありません。こちらの誠意を示しましょう。

請求書漏れ・遅れなどでのお詫び状・送付状のマナーとポイント

お詫び状・送付状を書く際の、マナーは把握していますか？

請求書漏れや遅れが発生してしまった際の、お詫び状・送付状のポイントを、ビジネスマナーと照らし合わせてみていきましょう。

お詫び状・送付状の書式は基本のビジネスレターと同じ

お詫び状や送付状の書式は、通常のビジネスレターと同じと考えて問題ありません。

冒頭には「拝啓」ではじまる本文、請求書の遅れについてのお詫び、その原因説明、今後の取引関係維持のお願い、文末に「敬具」と結ぶのが一般的です。

請求書漏れの場合は事実を明確にして今後の対応を伝える

請求書漏れが起きた事実を明確にし、これに対するお詫びの言葉を伝えると共に、相手が納得できるような今後の対応・処理・予定を合わせて伝えるようにしましょう。

お詫び状や送付状は、単にお詫びをするだけが目的になるのではなく「今後どうなるのか・どうするのか」という点についても、お詫び状や送付状の中できちんと案内するようにしましょう。

原因説明ではなくお詫びの気持ちを強く伝える

何らかの原因で、請求書が先方に届くのに遅れてしまう場合は、お詫び状や送付状を出す前に、電話でその原因説明をしているはずですので、お詫び状や送付状では、その原因の詳細を繰り返し説明する必要はありません。

書面では、お詫びの気持ちを強く伝える点に注力し、とにかく「申し訳ない」という気持ちを強く伝えるようにしましょう。

お詫び状・送付状に余計な言葉は不要

請求書漏れ・遅れといった内容のお詫び状や送付状だと、相手への申し訳ない思いから、つい余計な言葉を書きがちです。

しかし、相手にとってはそんな言葉は不要です。場合によっては、さらに気分を害してしまいますので、お詫びの言葉以外は極力控えましょう。

請求書漏れや遅れがあった際のお詫び状・送付状の例文

上記では、請求書漏れや遅れが発生してしまった場合のお詫びのポイントについて紹介してきました。

では、実際にビジネスマナーとして、請求漏れなどで遅れが生じた際の、お詫び状の例文をみていきましょう。

お詫び状・送付状：例文

拝啓

貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

早速ではございますが、今回は今月のご請求に加えまして

前回ご請求漏れとなっておりました分も、ご一緒にお送りさせていただくことになりました。

金額は三万円でございます。

当方の手配違いでこのようなことになり大変申し訳ございません。

ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

請求書漏れや遅れがあった場合はお詫び状・送付状で形ある謝罪を

今回は、請求書漏れやが遅れがあった場合のお詫び状・送付状の書き方について紹介しました。

請求漏れがあった不手際、遅れていまった事実に対してお詫びの気持ちをきちんと伝え、ビジネスマナーを守った文章を書くように心がけてくださいね。

失礼なお詫び状を送ったことによって、取引先の信頼を損なう事の無い様、十分注意してください。