【インラインで回答】とは? メール返信時の注意点

ビジネスメール, ビジネス用語

取引先などとメールでやり取りする際に、「インラインで回答します」「インラインで失礼します」といった返信を受け取ったこと、ありませんか?

今回は、ビジネスメールにおけるインラインの意味をはじめ、インラインで返信する際の目的や注意点などをまとめてご紹介しましょう。

インラインの意味

そもそもインライン(in-line)とは、「直列の」「一列に並んだ」などの意味を表す英単語です。

ビジネスメールにおけるインラインは、メールを返信する際に、相手の文章を引用して、質問に対する回答を記す返信方法を指します。

下記は、実際にインラインでメールに返信した例文です。打ち合わせ時間/打ち合わせ形式/当日のアジェンダなど、項目ごとに返信メールが整理されています。

○○株式会社 △△様

いつもお世話になっております。
株式会社××の●●です。
インラインでの回答失礼いたします。

>打ち合わせ時間を決めたいので、4月3日でご都合の良い時間を教えてください。

4月3日でしたら終日対応可能です。

>打ち合わせは対面、オンラインどちらを希望いたしますか?

オンラインでお願いしたします。

>当日のアジェンダは下記の通りです。何か追加あればご共有ください。
>・×××
>・●●●
>・△△△

こちらの内容で問題ありません。

引き続き、よろしくお願いいたします。

インライン返信の目的・メリット

インラインで返信した場合、"一問一答"のような形で、1つ質問と回答が対になっています。相手からのメールが長文で質問が複数記載されている場合など、質問に漏れなく回答できるので、情報の欠落によるムダなやりとりや、すれ違いが起きにくい利点があります。

また、インラインで返信した方がお互いにメールを読みやすく、内容も把握しやすい点もメリットです。後日、メールを読むときも、内容を振り返りやすいでしょう。

インラインで回答する際の注意点

「>」不等号を使う

>打ち合わせ時間を決めたいので、4月3日でご都合の良い時間を教えてください。

4月3日でしたら終日対応可能です。

インラインで返信する場合。相手の文章を引用する際は、「>」といった不等号を付けるのが一般的なマナーです。まれに、「■」や「●」といった記号を使用する方もいますが、これらは相手の環境によって文字化けする場合もあるので注意しましょう。

引用箇所は端的に

また、引用箇所は端的にまとめるのも重要なポイント。全文を引用する必要はありません。不要な箇所は省略するなどして、先方の意見や質問など必要な箇所だけピックアップしてください。不必要な箇所を引用して、メールが読みにくなるのは避けましょう。

一言添える

メールを読みやすくするインラインでの返信ですが…。中には、こうした形式でにの返信を失礼だと感じたり、不快に思ったりする方もいらっしゃいます。そうした相手に備えて、「インラインでの回答失礼します」などと、冒頭で一言お詫びを添えておくのが無難です。相手がインライン返信に抵抗があると分かった場合は、返信方法を改めましょう。

誤字や脱字はそのままにする

相手の文章に誤字や脱字があった場合も、そのまま引用するようにしてください。自己判断で引用箇所を修正してしまうと、相手が意図する内容と食い違ってしまう可能性もあります。明らかな誤字や脱字はわざわざ指摘する必要はありませんが、ビジネス上の齟齬を防ぐためにも、適宜内容が正しいかどうか確認するようにしましょう。

まとめ

ビジネスメールにおける「インライン」について詳しく説明しました。インラインでの返信は、メールを見やすくしたり、情報を整理できたりします。注意点をしっかり守って、インラインでの返信をしてくださいね。

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Posted by BiZPARK