メール1通に複数用件はNG?正しい別件の扱い方と例文

依頼

2つ以上の依頼・要件で送るのは避けた方がいい

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基本的に、ビジネスメールでは1メール1依頼・要件である方が分かりやすい為、複数の依頼や要件を入れるのはよくないと言われています。

複数の依頼や要件を入れると読み落とされる場合がありますし、返信を急ぐメールとそうではないメールがある場合、相手も返信に困ってしまいます。

「別件にて」などを記載して改めて依頼・要件のメールを送る

ビジネスメールの基本として、同じ相手に依頼・要件が2つ以上がある場合には、それぞれ別でメールを送信するように心がけましょう。その際に、先に送信したメールに「別件にて、改めてメールをお送りしますので宜しくお願い致します。」というような断りを入れておくと親切です。

送信メールは増えますが、1メール1要件にする事で、件名も分かりやすくつけれますし、相手にとっても、メールの整理や管理がしやすいです。

依頼・要件が読み落とされないように配慮を!

ビジネスメールを送る際には、1つのメールに複数の依頼・要件を入れる場合は読みやすいように、また、読み落とされる事がないよう配慮が必要です。

1つの依頼・要件に注目してしまい、その他の依頼・要件に目がいかない場合もあります。本文が長くなることで、続きがあると気付かれないという場合もあります。

メールの冒頭に2つ以上の依頼・要件がある事を入れる

ビジネスメールでは、1つのメールは依頼・要件も1つが基本ではありますが、どうしても2つ以上の依頼・要件がある場合には、件名や本文に2つの依頼・要件を読んでもらえるように工夫しましょう。

その際に、冒頭で2つ以上の依頼や要件がある事を書いた方が良いでしょう。

画面をスクロールして、最後まで読み進めないと全体が理解できないといったビジネスメールにはしないようにしましょう。

2つ以上の依頼・要件を入れる場合の工夫とは

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しっかりと依頼・要件を最後まで読んでもらえるようにするにはひと工夫が必要となります。

相手にも迷惑を掛けないために、別件と記載したり、件名などに依頼・要件が2つ以上あることなどを入れましょう。

2つ以上の依頼・要件を入れる場合の例文

■件名:〇〇様の件・△△交読会の資料

株式会社△△

〇〇様

いつもご面倒をかけます。

要件は下記の2点です。ご確認ください。

【要件1】

〇〇様の件よりお申し越しの件、確かに承りました。

<中略>

〇〇様には、別件にてこちらからメールを差し上げますが、〇〇様からも宜しくお伝え頂ければ幸いです。

【要件2】

来週の△△交読会の件についてですが、

〇〇氏に関する資料を、添付させていただきます。

<中略>

尚、他の出席予定者にも、

こちらからそれぞれ同じものをお送りしておきます。

以上の2件、どうぞよろしくお願いします。

依頼・要件は箇条書きにしてまとめよう

ビジネスメールで2つ以上の依頼や要件の場合は、読み手に分かりやすく伝わるように「箇条書き」にしてまとめましょう。

・本来、一番に伝えたいこと

・その他の補足事項

・その他の用件

などのようにしておくと、区別がつきます。

項目に分けて依頼・要件を整理!

・本題

・補足

・追記

のような項目で分けて依頼・要件を整理する事で、相手に正確に要件が伝わります。

読む側が混乱したり、煩わしい思いをする事なく、送信側の意図を受け取れるかが重要なのです。

ビジネスメールで2つ以上の用件で送る場合は冒頭にその旨を記載!

ビジネスメールで2つ以上の要件で送る場合の注意点について説明してきましたが、どれも大事な注意点です。

ビジネスメールは基本的に1メールに1要件の記載にします。

2つ以上の依頼や要件があり、どうしても1通で送るという場合は、必ず冒頭にその旨を伝えて送りましょう。

もちろん、別件という形で別にメールを送る方が、相手も分かりやすいですし、覚えててもらいやすいです。

これを参考に、ビジネスメールで相手に迷惑をかけないよう、気を付けてメールを送りましょう!

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2018年2月1日ビジネス