Web会議に必要な準備は？ 始める前に確認しておきたい注意点

2021年1月22日オンライン会議, テレワーク, ビジネス

Web会議に参加する際は準備が大切です。会議が始まってから、やり方が分からない、映像が映らない、音声が聞こえないといったトラブルが起こると、相手に迷惑をかけてしまいます。事前にチェックしておきたいポイントをご紹介します。

どのWeb会議ツールを使うのか

まず一番初めに確認しておきたいのは、どのツールを使ってWeb会議を行うのかです。Web会議ツールは、Zoom／Microsoft Teams／Google Meetなどさまざま。当然、ツールによって会議の始め方、招待方法、参加の仕方などが異なります。事前に、どのツールを使うのか確認しておき、パソコンにソフトをインストールしていない場合は、インストールを済ませ、基本的な使い方を一通り確認しておくといいでしょう。

マイクやカメラの動作をチェック

次に確かめておきたいのは、マイクやカメラが正しく機能するかという点です。これらの動作確認を怠ると、会議のスタートが遅れて恥ずかしい思いをする可能性もあります。Webツールによっては、映像が正しく映るかどうか、マイクが音を拾っているかどうかを自分1人でもチェックできるテスト機能が用意されているので、ぜひ機能を使って動作確認しておいてください。

カメラの位置を確認

また、外付けタイプのカメラを使用する場合は、カメラが映した映像を確認して、設置場所にも気を配るといいでしょう。カメラの位置は自分の視線の高さに設置するのがベターです。また、カメラのタイプに関わらず、映像を映した際には、周囲に余計なものが映り込んでないか事前チェックもお忘れなく。

周囲の音はうるさくないか

マイクの性能によっては、例え小さな音量であっても、周囲の音を拾ってしまう場合があります。マイクをエアコンの風があたる位置や、ファンが回る稼働音を出す機器の近くに置いていると、それを拾って雑音やノイズとなってしまいます。周囲の環境、マイクの位置にも気をつけましょう。

使う資料をまとめておく

Web会議では、画面共有やファイル転送機能などを使って、相手に見せたい画面や資料を共有できます。会議中にサッと資料を共有できるよう、デスクトップ上に必要な資料を1つのファイルにまとめておくといいでしょう。もちろん、画面共有機能の使い方を事前に把握しておくことも大切です。

思わぬ落とし穴も

在宅でWeb会議を行う場合は、通信環境も見逃せないポイント。例えば、容量に制限のあるポケットWi-Fiを使っている方、いらっしゃるでしょう。やはり、Web会議はそれなりの通信量がかかるため、「会議中に速度制限になってしまった！」といった事態にならないように、通信環境を整えておきましょう。著しく通信速度が遅い場合、音声の途切れや画像の乱れが発生する可能性もあります。

以上、Web会議をするにあたっての基本的な注意ポイントをご紹介しました。会議が始まってから慌ててしまわないように、しっかり確認しておいてくださいね。