年度末の挨拶における形式と注意点

年度末

年度末は会社の節目

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年度末とは、一般的にはその会社の決算年度月を指します。たとえば12月決算の会社であれば12月が年度末であり、挨拶も12月中に行うのが定例でしょう。会社にとって年度末は非常に大きな節目になります。利益が確定すれば法人税も確定するため、経理部は利益を圧縮する処理に追われますし、売上を締める最終月のため営業部が走り回る時期でもあります。

年度末の挨拶に備えよう

各部署の努力によって決算書が変わり、それが株主や取引銀行などの判断材料になるため、非常に重要な時期でもあります。日本人は節目に挨拶をする習慣があります(新年の挨拶、就任の挨拶など)。会社にとっての大きな節目である年度末に挨拶を行うのも、日本文化では当然のことなのです。挨拶に備えておきましょう。

挨拶の方法によって形式を変える必要がある

挨拶には様々の方法があり、それによって形式を変える必要があります。年度末の挨拶を使いこなして、年度末の挨拶に備えて、気持ちよく節目を迎えると良いです。年度末の挨拶方法の形式例は次の通りです。

年度末の挨拶の形式①:直接の訪問

重要な取引先には直接訪問して年度末の挨拶を形式的に行います。上司がいるのなら上司と一緒に訪問します。事前にアポイントを取っておくほうが形式的にベターでしょう。ただ訪問が形骸化しているのなら、あえて形式的にアポを取らずに訪問し、担当者が不在なら名刺だけ置いてくることでも十分意味があります。挨拶をするという形式的な行動に意味があるのです。

年度末の挨拶の形式②:書面

近年はメール文化のため減りましたが、遠方などの取引先には書面での挨拶でも良いでしょう。ワープロ打ちが一般的ですが、あえて形式的な手書きの文書であればインパクトがありますし、気持ちが伝わります。

年度末の挨拶の形式③:メール

大量に送れ、コストもかからないため無数に取引先がある場合には形式として効果的です。ただ礼儀を重んじる取引先の場合、逆効果となる可能性もある点には注意が必要です。必要に応じて使い分けましょう。

挨拶時の注意として関係の無い話はしないようにしよう

年度末の挨拶だけであれば、1分もあれば終わります。大抵は世間話をすることになります。挨拶だけして帰ったのではひんしゅくを買うこともあるでしょう。親交が深くなく共通の話題が無い取引先であれば、事前に相手の情報を調べてから訪問する方がベターです。人間は自分の話をさせてくれる人を好むといいます。近年はSNSも発達しており、個人の趣味嗜好を調べることは容易な時代になっています。訪問前に相手方の名前をFacebookなどで調べてみるのもいいでしょう。

長話も控えよう

たくさんの取引先を回るのであれば、1社に長い時間をとられてしまっては回り切ることができません。話好きの取引先の場合、あえて不在時を狙って訪問することがおすすめです。不在であれば名刺だけ置いて来れば1分で用事は済みます。繰り返しになりますが、挨拶をするという行動に意味があるのです。

年度末の挨拶は訪問・書面・メールで形式を使い分けて世間話や長話に注意しよう

年度末の挨拶における形式と注意点について紹介しました。年度末の挨拶についてまとめると、訪問・書面・メールを上手く使い分け、かつ訪問時には世間話のネタ・長話に注意するといったところです。準備が必要になったりと年度末が億劫になる方もいるかもしれませんが、慣れれば簡単でスマートにこなせば上司、または部下からの見る目も変わるでしょう。年度末挨拶をスマートにこなせるよう、事前準備をしっかりして臨みましょう。

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2016年11月29日ビジネス