「様」「殿」「さん」のビジネスメールでの正しい使い分け方とは？お役立ち情報解説

2016年12月3日2020年3月31日敬称

ビジネスメールの正しい使い分け①：迷った場合は「様」

よく社内の会話やビジネスメールにおいて「社長様は○○」「XX専務様」というように「役職名」＋「様」「殿」といった使い方をしている場面に出会うことがあります。これは言葉遣いとしてはNGな表現です。 では、「様と殿」の使い分けを見ていきましょう。

「様」は話し言葉・ビジネス文書の両方で利用可能

「様」は話し言葉・ビジネス文書の両方で利用可能です。社内の目上・目下・社外に関わらず利用可能です。ビジネスメールや口語で迷った場合は様を使いましょう。

「殿」は話し言葉では一般的には使わない

口語では殿を基本使用しません。文書でのみ利用されます。官公庁などの発行文書の場合は普通「殿」付けとなります。口語で「XX殿」などというと馬鹿にしているように聞こえるので注意が必要です。

「さん」は年下の人への話し言葉・ビジネス文書にOK

年下の方に対しては、話し言葉でもビジネス文書でも「さん」で良いとされています。そのため社内メールで「さん」と付けるときは、相手の立場に注意しましょう。

ビジネスメールの正しい使い分け②：格下や同格の相手に「殿」

迷った時は「様」を使った方が無難ですね。殿は会話中では通常使わないので社内で「部長殿」というと怒られるかもしれませんね。正式な文書などで、例えば 「○○課長殿」「○○部長様」のような書き方は誤っているでしょうか？正しいでしょうか？

「殿」を使っても間違いではないが好ましくない

「部長様」など役職に様をつけるのは間違いです。代わりに殿を使うかというとそうでもありません。「殿」については目下に対してや事務的・公式的なものに用いることが多く、少なくとも、目上に対しての私信にはほとんど用いないと辞書に載っています。ビジネスメールで使って間違いではありませんが、好ましくないと思われます。

「さん」は親しい間柄の人へだけ使用すべき

「さん」は社内でもキャリア的にも役職的にも、自分に近い方への使用ができます。そのため格下や同格の相手に「さん」と使うのは、マナー違反ではないようです。しかし社内文書などに記載する際は、「さん」や「殿」ではなく「様」にする方が無難でしょう。

ビジネスメールの正しい使い分け③：公用文では「殿」

様と殿の使い分けを見てきましたが、ビジネスメールでは殿ではなく、様を使うのが一般的ですね。あえて殿を使う必要はなさそうです。しかし、公用文書に関しては殿が使われています。

「殿」を使うと公と私の区別が明確になる

「XX市教育委員会殿」、「国立国語研究所XX課長殿」のように、「殿」を使われているケースがあります。公用文で「殿」が引き続き使用されている背景には、「公と私の区別が明確になる」、「官職名や役職名につけてもおかしくない」などの理由があると言われています。

公用文書でも「殿」から「様」へ切り替わってきている

地方公共団内の中には公用文でも殿は様へ切り替わってきています。「殿」を用いると目下扱いにされた気持ちになった、「殿」では必要以上に堅苦しいという意見があったのが原因です。

社内での正しい使い分けは「様」ビジネスメールでは「殿」は使わない

「様」「殿」「さん」の正しい使い分けですが、ビジネスメールや社内の会話では殿ではなく、様を使った方が無難ですね。無理して殿をつけると変な誤解を生むかもしれません。時代劇が好きな上司に「○○殿」と冗談でいって「それってどっちの意味なの？」と聞かれないように気を付けましょう。今回紹介した「様」「殿」「さん」のビジネスメールでの正しい使い分け方を、迷ったときはぜひ参考にしてみてください。