海外出張の報告書の書き方のコツ

2016年11月29日2020年3月31日海外出張

海外出張の報告書の書き方のコツ①：出張の成果をわかりやすく伝える

海外出張の報告書で最も重要な事は、出張の成果や現地でどんな仕事をしたのかを簡潔に、わかりやすくまとめる事です。報告書を作成したからといって褒められる物ではありません。報告を受ける上司の立場になり、時間をかけずに目を通せるような報告書の書き方を習得してください。

海外出張の報告書の量は多すぎても少なすぎても良くない

海外出張の報告書の書き方で注意する点は、報告書の量です。先ほども言いましたが多く作成すれば褒められるわけではなく、少なすぎても伝わりにくいので丁度良い量が求められます。一般的にはA4サイズの用紙一枚程度が、適したボリュームになっていますので、はA4サイズの用紙一枚に収まるような書き方をする必要があります。

海外出張の報告書の書き方のコツ②：客観的に事実を書こう

海外出張の報告書の書き方のコツとしては、なるべく客観的に事実を書くように心がける事です。「○○が××にしたいという提案を受けた。」のような書き方です。「私は××よりも△△の方が良いと思った。」のような自分の感情や推測、憶測のような文章は最後に、所見などにまとめましょう。上司の方も事実と感情を分けて確認することが出来ます。

読み手が理解しやすいように情報を整理しよう

海外出張の報告書の書き方で、もう一つのポイントは、提出する上司の方がイメージしやすいように情報を整理する事です。例えば、相手から訂正依頼のあった部分の写真を別紙に添付するような方法です。文字だけでは伝わらない重要項目に関しては、わかりやすいような工夫が重要になっています。

海外出張の報告書の書き方のコツ③：場所・時間・相手の名前は正確に書く

海外出張の報告書の書き方によってあなた自身の評価が大きく変わる重要な文書という物を理解できていない方が多く存在します。報告書で最も重要視されているのが、状況を他人に理解させる事です。その場にいなかった上司に海外出会った事を丁寧に、簡潔に伝える必要があります。その為、場所、時間、相手の名前などを正確に書かないと報告書としては完成度の低い物になってしまいます。

正確さを重視するならテンプレートを使おう

海外出張の報告書の書き方で苦労する事は、報告書以外にやらなければいけない仕事が多すぎて、報告書に手が回らなかったり、報告書の書き方がわからずに作成できないなどといった点が挙げられます。そんな場合には、テンプレートを使って時短作成してしまいましょう。社内で利用しているテンプレートが無い場合には、フリーのテンプレートを使っても構いません。

海外出張の報告書の書き方のコツは成果を分かりやすく客観的に伝えること

海外出張の報告書の書き方のコツを紹介してきましたがいかがでしたか？海外出張の報告書は書き方によって印象が大きく変わってしまいます。その為、現地に行っていた自分の感情をなるべく排除して、海外出張であった事を客観的にまとめるよう書き方を意識してください。なるべくフラットな状態の報告書で、上司の意見を聞くようにしないと、事実が徐々に湾曲してしまいます。正確な報告を心がけるようにしてください。