間接業務の効率化による直接業務への好影響

2016年12月9日2022年6月28日仕事術

間接業務とは会社に直接的な利益をもたらせない業務のこと

間接業務という聞きなれない言葉にピント来ない人もいるかもしれません。間接業務とは、直接的に会社に対して利益を生み出さない業務です。人事、総務、経理、企画広報、情報システム、秘書などが該当します。直接利益を出さなくても、会社を効率よく回すための縁の下の力持ち的な役割を担っているのです。

間接業務にも直接業務のような効率化が必要

間接業務を適正に考えているかといえば、直接業務よりも必要性などを低く見ている経営者は多数存在します。働いている側として考えても、営業のような直接業務のほうが重要で、人事や総務、経理といった間接業務はそこまで重要ではないと思ってしまったりするのです。

お金を稼ぐのは直接業務である点から、どうしても差をつけて考えてしまいがちですが、間接業務が支えているからこそ、直接業務が生きるのです。だからこそ、効率化を考える点が大切だといえるでしょう。

間接業務による管理が直接業務による利益を生んでいる

間接業務があるからこそ、直接業務が活動できます。直接業務がどんなに利益を稼いできたとしても、人事や総務、経理がなければ利益も管理できません。利益を出すためには、間接部門の存在が重要なのです。

開発部門や設計、品質管理といった間接業務も必要で、こういった部門があるからこそ、直接業務は武器を携え利益を生むように頑張れるでしょう。間接業務の改革も経営の重要なポイントであり、バランスをとりながらも、効率化していく必要があるのです。

間接業務の効率化にはIT化を進めることが急務

間接業務の効率化という点では、直接業務と大きな差があるわけではありません。会社の規模にあった形を作り上げ、効率的な形にしていくのに意味があります。必要以上に大きな規模にすれば、間接業務自体が重荷になってしまう場合も出てくるでしょう。

そこで、少人数化を進めるという方法があげられます。業務の負担を軽くするためにIT化を進めるというのも、一つの回答であるといえるでしょう。

単純な人員削減では効率化を失うことに

小さな規模にまとめるためには、それだけ一人当たりの負担が増えてしまいます。マルチスキル化を進め、さまざまな業務をこなせるようにしたり、グループワーク化を進めたりすると、間接業務も効率化を進められますが、あくまでも人間の数が必要になるのです。それどころか、一人の人間が抜けたりしたら、効率化どころか非効率になりかねません。

IT化による間接業務の標準化と効率化を

そこで、IT化を進めるためには、作業を可視化と標準化が重要となるのです。

誰でもできるようにすれば、作業の負担は一気に軽くなり、少人数化も進められます。コンピュータは人間ではないのですから、ギリギリまでつかえるようにしてしまえばいいのです。

間接業務の人員削減による効率化は異動の面で難しい

間接業務の効率化には、実は様々な障害が存在します。本社機能ともなることが多い間接業務ですので、どうしても余剰人員を出したところで、受け皿となる部分がないのです。本社で働いていたという点や、ほかの間接部門への配置転換でさえ難しいのに、直接部門への配置転換はさらに困難を極めます。効率化という大義名分のもと、簡単に整理できそうで、困難を極めるのです。

効率化には一つひとつ間接業務が抱える問題をクリアする

専門化した技術を持った間接業務に関しては、新たなスキル修得といったところで、事実上不可能なこともでてきます。設計一筋で来た人に、効率化を進めるからといって、経理に行けといっても事実上機能しないでしょう。

当然、モチベーションも維持できません。間接業務の効率化は、こうした難題を正面からとらえ、性急に進めるのではなく、一つひとつ改革していく点が重要となります。こうした効率化に取り組み、バランスも取れるようになり、だんだんと大きな成果を手に入れるのにつながっていくのです。

直接業務の要である間接業務の効率化にはIT化による人員削減のバランスが必要

間接業務を効率化するのは、直接業務とのバランスをとり、経営改善できる方法です。スリムな経営にできるようになりますが、障害も多く出てきます。IT化を進めると、人員の削減も実現できるようになっていくのですが、余剰人員となった人間の受け皿の問題が必ずといっていいほど浮上します。モチベーションも維持できなくなるなど、非常に多くの問題と対峙します。そのため間接業務の効率化は性急に進めずに一つひとつクリアしていくことが大きな成果を生むのです。