源泉徴収票などで悩みがちな印鑑が必要になるケース

源泉徴収

源泉徴収票に印鑑の捺印は必要ない

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源泉徴収票は、所得税法施行規則第九十三条の規定で、給与などの支払いをする者の氏名と会社の名称、所在地または居所、本社所在地などをはじめ、電話番号などの会社に関わる情報を記載することが義務付けられています。しかし社印などの印鑑の捺印義務はありません。

退職に際する源泉徴収票でも印鑑は必要ない

退職する際にもらう源泉徴収票についても、所得税法施行規則第九十四条の規定では、「その退職手当等の支払をする者の氏名又は名称、住所若しくは居所又は本店若しくは主たる事務所の所在地及び電話番号」の記載のみで、印鑑の捺印義務はありません。

ですから、法律上は源泉徴収票への印鑑の捺印は必要ないことになります。

手書きやコピーに源泉徴収票には印鑑があった方がよい

しかし、手書きやコピーの源泉徴収票の場合は、偽造される恐れがあるので、社印などの印鑑を捺印していると信用度が高まります。原則としては源泉徴収票への印鑑の捺印は必要ありませんが、捺印しているとより丁寧で親切ということになります。

税務署への確定申告では源泉徴収票に印鑑は必要ない

税務署への確定申告の際には、源泉徴収票に社印などの印鑑の捺印がなくても無効になりません。従業員が確定申告をする際に源泉徴収票は必要ですが、源泉徴収票に印鑑の捺印は不必要です。源泉徴収票に発行者の捺印がなくても税務署では確定申告書を受け付けてくれます。税務署は、発行者の住所、氏名、名称などが記入されていれば、その真偽を確認することができるからです。

源泉徴収票を税務署以外に提出する場合は印鑑が必要な場合がある

税務署以外に源泉徴収票を提出する際は、その真偽を判断するために捺印が必要な場合があります。その代表的な例として、賃貸アパートやマンションの契約時、住宅ローンの申込み時など民間企業に提出する場合などがあります。捺印がなくても受け付ける場合もありますが、捺印があるとより親切です。一般的には、そのような用途に使用される源泉徴収票には、社名の上の角に、社印などの印鑑が捺印されています。

印鑑が必要のない源泉徴収票は電子交付もできる

源泉徴収票の電子交付もあります。源泉徴収票への印鑑の捺印が不必要な場合には、紙による源泉徴収票の交付に代えて、電磁的方法で提供(電子交付)することができます。電子交付の方法には以下のような方法があります。

・電子メールにファイルを添付する

・社内の無線LAN・WANやインターネット回線で閲覧を可能にする

・MO、CD−ROM、USBメモリなどの記憶媒体で手渡す

電子交付だと素早い交付が可能

また、源泉徴収票は、1月の末までに従業員に交付しなければならず、年末調整との照合確認をする間もなく、確定申告することになります。電子交付でしたら、紙媒体へ印刷する手間と時間が省けてより早く交付することができます。

電子交付には従業員の承認が必要

ただし、電子交付する場合には、前もって従業員に承認をとる必要があります。会社側が勝手に判断して電子交付することはできません。

また電子交付された源泉徴収票のままでは確定申告に使用できないので、各自で出力して紙媒体に印刷する必要があります。

源泉徴収票の印鑑は手書きなどで必要で税務署への確定申告などでは不要

源泉徴収票へ印鑑の捺印が必要な場合と必要でない場合についてご紹介しました。税務署などで確定申告に使用する場合は、源泉徴収票への印鑑の捺印はいりません。しかし税務所以外の場合は、その真偽を判断できないため、印鑑を捺印しておくと親切で、信頼性も増すことになります。最近はインターネットの普及で電子交付の方法もあるため、その場合は各自で紙媒体に印刷しておきましょう。

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2017年7月7日転職