プレゼンを5分という短い時間で行う際のポイント

2016年11月29日2020年3月31日プレゼンテーション

自分の持っている良いアイディアをプレゼンで伝えよう

仕事ができる、できないを評価するにはいろんな尺度があると思います。でも良いアイデアをたくさん持っていたとしても、それを同僚や上司へ効果的に伝えられなければ宝の持ち腐れになってしまいますよね。それを伝える方法が「プレゼン」なんです。企業に勤めると、大なり小なりプレゼンをする機械はたくさんあります。このプレゼンの仕方によって、あなたの仕事の出来具合が大きく評価されることになるのです。

時間内に自分が伝えたいことを魅力的にさせ興味を持たせるかが重要

小さな会議では、一人の持ち時間はせいぜい5分足らずでしょう。この5分という短い時間のなかで、いかに自分が伝えたいことを魅力的に思わせるか、興味を持たせるかが重要になります。いくら素晴らしいアイデアがあっても、5分という短い時間の中でまずは他人に興味を持ってもらうことから始めなければなりません。そのためには、プレゼンを準備するうえでいくつか大事なポイントがありますので、それを紹介していきたいと思います。

プレゼンは表紙・目次・本編・別添資料の順で構成するのがポイント

まず、5分という短い時間のプレゼンをつくるうえでは資料を作ることになります。第一に、この資料の「構成」を考えていく必要があります。一般的に社内でプレゼンをする場合の資料では、

①表紙

②目次

③本編

④別添資料

の順で構成していきます。③の本編では、あなたのアイデアを披露するメインシーンです。本編はスライドで5～10枚程度で無理なく収まるようにしましょう。これ以下では内容が薄く、多すぎても5分という短い時間では処理するのが難しくなります。

本編では現状報告と解決策とそのメリットを提示しよう

本編の構成は「現状報告」+「提案」が一般的です。現状報告では、いまどのような問題を抱えているのかを明確に提示します。そのうえで、「提案」によってどのような解決策があるのか、その問題が解決されたらどのようなメリットがあるのかを示します。最後に、その提案を行うために必要なコストや期間、スケジュールなどを示すとより具体的で現実味を帯びたプレゼンをすることができます。このような内容で、5分という短い時間を有効に使いましょう。

プレゼンの要約・本題・まとめの順番に話すSDS法を活用しよう

5分という短い時間でプレゼンをしていくうえで基本となるのが「SDS法」です。これは、

Summary（聞き手に何を話すか要約を伝える）

→Details（本題を具体的に説明する）

→Summary（最後に伝えたいことをまとめる）

の順番です。5分という短い時間を想定して資料をしっかり作っても、話し方によってもその印象は大きく異なってきます。とはいってもしゃべりのプロではありませんから、まずは簡単なコツをご紹介します。

キーワードを聴き手の耳に残して興味を持ってもらえるプレゼンにしよう

5分という短い時間でポイントを理解してもらうには、まずは興味をもってもらうことです。プレゼンに不慣れな時期は誰しも緊張するものです。そんなときでも「親しみのある笑顔」は聞き手に好印象を与えます。また重要な部分を徹底して一本化する必要があります。5分という短い時間の中で、キーワードを聞き手の頭に残すだけでも第一歩は成功です。また年齢層によっては横文字を嫌う人もいますので、難しい言葉は最低限にとどめ、なるべく使わないようにしましょう。

5分という短い時間でプレゼンする際は要約を最初に話して相手に興味を持ってもらおう

以上、5分程度の短いプレゼンの作り方や話し方のコツを簡単にまとめてみました。5分という短い時間の中で話をまとめるのは簡単ではありません。どんなにプレゼンが上手い人でも、最初はぎこちなかったり失敗を重ねてきたはずです。先輩にチェックしてもらったり、ビデオで自撮りをしてチェックするなど練習してみましょう。また、5分という短い時間の中でプレゼンが終われるよう練習してみるのも良いでしょう。5分という短い時間のプレゼンを成功できるよう事前の準備が必要です。