エクセルでプレゼン資料を作成する理由

エクセル

エクセルは簡単にシンプルな資料が作成可能

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エクセルは本来表計算のソフトです。操作は非常にシンプルであり、特別な知識が無くても十分に使いこなせるというメリットがあります。ブレゼン資料作成の定番ソフトであるパワーポイントは多機能でレイアウトも自由自在、思い通りの資料が作成できる優れたソフトです。しかし、多機能でいろいろなことができる分操作が複雑で使いこなすためには時間が必要という大きな欠点があります。エクセルをプレゼン資料作成に使うのは表計算ソフト本来の使い方ではありません。パワーポイントのようにこったレイアウトも組めませんし、機能面も充実しているとは言い難く作成できるのはシンプルな資料のみです。

エクセルは使い慣れている

その代わり操作は簡単で初心者でも十分使いこなすことができますから、必要十分な情報を盛り込んだプレゼン資料を作成するには十分なソフトです。パワーポイントの習熟に時間をかけるくらいなら、使い慣れたエクセルでプレゼン資料を作成したほうがずっと効率的です。機能が限られていても工夫次第で素晴らしい資料を作成できますから、プレゼンの資料作成ツールとしては十分です。

見やすくわかりやすい資料を作れる

エクセルでプレゼン資料を作成するとなると、必要以上に装飾することは不可能です。文字の色や大きさ程度は変更できますが、それ以上の複雑なデザインとなるとエクセルでは荷が重すぎます。しかし、見方を変えるとシンプルなプレゼン資料しか作成できないというのは大きな武器になります。ライバルたちはみなパワーポイントを使ってプレゼン資料を作成しているのですから、派手さや見た目で競うのは無意味というものです。インパクトにばかり力を入れるプレゼン資料が多い中、エクセルで作られた一見無個性なシンプルな資料の方が却って人目に付くというのは十分考えられます。

第一印象が良い資料になる

エクセル資料で質実剛健かつ中身で勝負というイメージを与えることができれば、どんなに装飾を凝らした資料よりも人目を惹き第一印象をよくする資料が完成するでしょう。中のレイアウトに関してもきちんと読みやすさに配慮さえすれば、資料として劣るものではありません。重要なのは読む人にとって読みやすい資料なのですから、エクセルの機能さえあれば十分実用レベルのプレゼン資料を作成可能です。

エクセルは数値を簡単に扱える

エクセルの本来の用途は表計算ソフトです。数値の扱いを専門にしていますから、プレゼン資料に数値を活用したいのであればエクセルの良さを最大限に生かすことができます。プレゼンにおいて数値データは非常に重要です。数値を使うことで客観的かつ説得力ある資料を作成できますし、不明瞭な部分を具体的に伝えることができます。エクセルなら数値を取り扱いやすく表やグラフも簡単に作成できますから、論理性を重視したプレゼン資料を作成するのにぴったりです。

自由にカスタマイズできる

更に、エクセルなら過去に扱った資料の数値データをそのまま応用することもできます。統計データなどは生データを用いて資料を作成できますから、いちいちデータを変換する必要もありません。数値データを扱う場合セルデザインが問題になるのですが、印刷して使用するプレゼン資料として活用するのであればどのようなデザインであろうとあまり問題になりません。数値の扱いにさえ注意すれば、自由にカスタマイズしてプレゼン資料を作成可能です。

エクセルは使い慣れているためプレゼン資料が効率良く作成できる

プレゼン資料作成というとついついあれもこれもと盛り込んでしまい、量ばかり増えて中身の薄い資料になりがちです。エクセルという機能が限られたソフトを使うことで無駄をそぎ落とし他シンプルなプレゼン資料が完成します。エクセルは誰でも簡単に扱えるソフトですが、使えば使うほど可能性が広がる奥深いソフトです。機能を十分に引き出し、素晴らしい資料を完成させてください。

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2016年11月29日ビジネス