日報を業務時間外に作成するよう命じられた時の対処法

2016年11月29日2020年3月31日日報

会社から命じられたかどうかで日報の作成が業務かを判断

日報を業務時間内に書いてもよいのか、それとも業務時間外に書くべきなのかを考える前に、まずは日報が業務か否かについて検討してみましょう。もし業務であれば業務時間内に書いてもよいですし、そうでないのなら業務時間外に書くべきだからです。業務か否かのポイントは、日報の作成を会社から命じられたかどうかです。

会社や上司からの命令ならば業務時間内に書いてよい

会社や上司から日報の作成・提出を命じられたのであれば、それは業務ということになります。つまり、業務時間内に書いてよいです。業務時間外のことまで、会社や上司に命令されるいわれはありませんよね。

絶対的な指示でない場合や自主的の場合は業務時間外に書こう

しかし、日報を自分の業務記録として自主的に書いている場合や、上司に日報を書くように勧められたけれど、命令や業務というほど絶対的な指示ではなく、提出しなかったとしても特にお咎めはないというときには、それは業務ではありませんので、業務時間外に書きましょう。

業務時間外の日報作成を指示されたらそれが業務かを直接確認

業務に含まれる日報なのに、会社や上司から、業務時間外に作成するように指示されることがあります。このとき、あなた自身が納得できる場合には、業務時間外に作成しても問題はありませんが、そうでない場合には、「日報が業務なのかどうか」を会社や上司に確認しましょう。

「業務である」なら残業代をもらい「業務でない」ならやらなくてよい

業務であるという回答をもらえば、業務時間外に業務である日報を作成するのですから、その時間は残業ということになります。残業代をもらいましょう。業務でないという回答であれば、作成するもしないもあなたの自由です。日報を作成するのをやめるという選択をしてもよいということになります。

業務時間外に作成するしかないなら作成時間を記録しよう

そうはいっても、同僚が皆、業務時間外に日報を作成しているなどの場合、職場の空気を壊してしまわない為には業務時間外に作成せざるを得ない場合もあるでしょう。そういうときは、せめて日報の中に作成時間の記録を残しましょう。

日報の作成時間記録が残業の証拠になる

タイムカードを押した後に日報を書いたとしても、作成時間が日報に残っていれば、後々残業代を請求するときに残業の証拠になります。特に、タイムカードを押した後に残業をすることが常態化している会社では、日報の作成時間記録が残業自体の証明にもなるので、残業代を請求することができます。

業務時間外の日報作成の際は業務なのかの確認と作成時間記録をしよう

その日報作成が業務かどうかを確認したとしても、なかなか業務時間外の日報作成をやめることは難しいかもしれません。しかし日報に作成時間の記録を残しておくことで、いよいよ腹に据えかねるという時には、残業の証明手段をすることができます。