日報とは？日報を書く意味と書き方のポイント

2016年12月7日2020年3月31日日報

日報は一日の業務報告である

日報とは、一日の業務報告書です。たとえば営業職であれば、今日一日どんな仕事をしたのか、誰と会ってどのような交渉をしたのか、それによりどんな成果を得たのかなど、書くべき内容は会社やあなたの業務内容によって決まります。会社によっては、書くべき項目やフォーマットが用意されていることもあります。書き方や提出方法も様々で、所定の用紙に手書きすることもあれば、メールで提出する、Excelのフォーマットに従って提出することもあります。

自分の仕事の成果が把握できる書き方をしよう

日報を書く際は、社員自身が一日の仕事内容や成果を振り返り、明日以降の仕事につなげられるような書き方をしましょう。また、日報を書くことによって目的の達成度を把握することができるので、期日までに目的を達成すべく計画的に業務を行うことができます。

情報共有の出来る日報の書き方をしよう

また、チーム同士、あるいは上司と業務内容や進行度を共有するためにも日報は必要です。職場で業務内容や進行度を共有することで、職場が一丸となって目的達成に邁進することができるほか、突然休んだ社員のフォローをしやすくなりことがポイントです。

日報の書き方のポイントは

「日報を書く意味や日報の重要性は理解しているのだけど、やっぱり毎日日報を書くのが面倒だなあ」と感じている方は多いでしょう。日報を書くのが苦手という方の多くは、日報の書き方に自信がない、何を書いてよいのかわからないという悩みを抱えています。ここでは、日報の書き方のポイントを紹介します。

テンプレートを利用した書き方をしよう

まず、一つ目のポイントは「テンプレートを決める」です。日報に書く項目や書く順番などのテンプレートをあらかじめ決めておくことで、日報を書く際に、構成や内容で悩む必要がなくなります。たとえば、「今日やったこと、よかったこと、問題点、明日の予定、上司へのお願い事項」の順番で書くとあらかじめ決めておくことで、日報にかかる手間や時間をぐんっと短縮することができます。また、「今日やったこと」では、「予定表やタスクリストを転記」すればよいように、予定表やタスクリストの作り方・書き方を工夫するのもおすすめです。

達成したことに着眼することがポイント

日報の書き方のポイントの二つ目は「できたこと・成果＞反省」です。日報を書く際、「できたこと・成果」と「反省点」の二つを書きます。このとき、できたことよりも反省点を重点的に書く方が多いですが、反省ばかり書いていると、それだけでやる気が減退してしまうものです。日報は反省文ではありません。日報を書く際には、反省点よりも「できたこと・成果」に着目して書くようにしましょう。そうするだけで、モチベーションが上がり、日報を書くのも楽しくなります。できたことを書く際には、「昨日よりも成長した点はどこか？」「今日できたことは何か？」「今日一日の仕事から何を学んだのか？」というように具体的にポイントをあげて書くのがポイントです。

日報は見た人が業務内容を一目でわかる書き方をするのがポイント

日報について、お分かりいただけたでしょうか。日報を書く際は、「何のために」日報を書かなければならないのかを意識しましょう。そうすることで、日報に書くべきことや書き方のポイントがおのずと分るでしょう。