「できません」をビジネスで使用するときの適切な敬語表現

2016年11月29日2020年3月31日敬語

「できません」は文法的には敬語だけど

「できません」は日本語の文法的には敬語です。しかし、ビジネスシーンで用いる言葉としては相応しくなく、より丁寧な敬語に言いかえたり、クッションになる言葉を付け加えることで、相手に不快な思いをさせたり悪い印象を与えないようにしましょう。

ビジネスでは「致しかねます」が適切な敬語表現

商談や打ち合わせといったビジネスの場で、何かしら断らなければなない時、「できません」をどう言いかえたらより良い敬語表現になるでしょうか。これは、「致しかねます」は適切な言い回しと言えるでしょう。また、「ご希望には添えません」や「できかねます」なども相応しいといえます。

クッション言葉を入れるとより丁寧な表現に

前述してきたように、「できません」は文法的には敬語ですが、ビジネス敬語ではありません。しかし、クッションとなる言葉を置くことでビジネスの場においても用いることができます。例えば、「今回は残念でしたが、またの機会によろしくお願いいたします」などを付け加えることによって、相手に誠意を伝えることができます。

ビジネスメールの「できません」は少し硬めに表現

メールで客先や上司に対して、何かを断わらなければならない状況も多くあると思います。メールで使用する場合は「できません」と単体で使用することはあまりなく、より丁寧な敬語に置き換えるのが主流のようです。ただ、メールの場合、「いたしかねます」等の他にも、口頭ではあまり使わない少し硬い表現を用いることができますので、いくつか紹介していきます。

文面では硬めな表現が丁寧な印象を与える

メール中に「できません」という言葉を用いる場合は、口頭ではあまり使わないような「謹んでご辞退させていただきます」や「ご容赦のほどお願い申し上げます」といった少し硬い敬語表現も使われることがあります。こういった言葉を一言入れれば、より丁寧な印象を相手に持ってもらえるでしょう。

堅苦しすぎる表現は逆効果

前述したように、ビジネスメールで「できません」を用いる場合は、少し硬い印象の敬語も使われることがあります。ここで注意して欲しいのは、あまり堅苦しい印象になり過ぎないようにすることです。なぜなら堅苦しすぎる文面では気を遣わせてしまうからです。そのため、メール全体とのバランスを考えた公正にする必要があります。かしこまりすぎた表現では、逆に誠実さよりも煩わしい印象を抱かれてしまうかもしれません。

「できません」をビジネスで使用する際はより丁寧な敬語表現を心がけよう

これまで書いてきたように「できません」は敬語ですが、ビジネスの場にはあまり相応しい表現ではありません。もし「できません」という言葉をビジネスの場で使いたい時は、より丁寧な言葉に置き換えたり、あるいはクッション言葉を付け加えましょう。適切な敬語の使い方を知っておくことは基本的なビジネスマナーです。