接待費届の書き方と接待理由について

2016年11月29日2020年3月31日接待

接待での経費は接待費用届に記載する

多くの会社では、会社の業務として取引先や顧客を接待した場合、接待にかかった費用を会社の経費とするためには、接待費用届を書かなければなりません。ここでは、接待費用届の書き方と接待理由について紹介します。

接待費用届の項目の書き方は会社により異なる

まず、接待費用届の書き方として、「接待年月日、接待理由・接待内容、参加者（接待相手）の氏名とその関係（得意先・仕入れ先）、参加人数、飲食店の名称と所在地」です。会社によって記入項目の書き方は多少異なります。これらを記入した接待費用届に飲食店の領収書を添付して会社に提出することで、接待費用を経費として処理することができます。

接待費用届の書き方紹介

接待費用届に記入する接待理由の書き方について紹介します。たとえば、新商品の営業を目的とした接待だった場合の例を紹介します。

新商品の営業を目的とした場合の接待理由の書き方

「新商品○○の販売促進営業のため」と書きます。もう少し具体的な接待理由が必要なときには、「当社の新商品○○の販売促進のため、△△地域に10店の店舗を持つスーパー××に仕入れてもらえるよう、同店との関係をより緊密にする必要があります。同店はこれまで当社との取引が少なかったため、この度、同店との間に太いパイプラインを形成すべく、同店の社長を招き営業部の部長・課長による食事会を開催しました」というような接待理由書きます。

接待理由で接待の効果や成果を書く会社もある

接待理由の書き方として、接待の効果や会社にもたらす成果を書かなければならない会社もあります。このときには、「スーパー××とより緊密な関係を築き、同店との当社の新商品○○の取引を開始」というように接待理由について詳しく書きます。また、接待によっては、契約成立や商談などの具体的な接待成果が見えないこともあるでしょう。

このときには、「接待相手とより緊密な関係を築いたことで、接待相手との取引が将来に向けて拡大する見込み」というような接待理由の書き方をしましょう。

接待理由として会社へのメリットについて言及しよう

接待理由の書き方として、例えば「接待相手と仲良くなったと」いう理由だけでは、接待理由の書き方としても弱いので、接待相手との関係が緊密になることで、会社にどのようなメリットをもたらすのかにまで言及しておきましょう。接待理由の書き方のポイントとも言えます。

接待理由の書き方は会社へのメリットについて言及すると良い！

接待費届の書き方と、接待理由について紹介してきましたがいかがでしたか？以上が、接待費用届の書き方と接待理由についてです。会社では、接待の費用を無制限に経費として計上できるわけではありません。会社の規模によって1年間に計上できる経費の額が決まっているからです。

なので、接待費用届を提出するときには、この接待が会社のビジネスにどれだけ必要なのか、会社にどのような利益をもたらすのかを具体的に書きましょう。特に接待費用を他の課や部と争うときには、接待費用届の書き方がとても大切です。経理課にはねられないように、接待をすることによって、会社にこんなメリットがあるなど言及して接待理由を上手に書きましょう。