社外宛てに休業のお知らせを送る際の書き方と例文【夏季・冬季】

休業

「休業のお知らせ」を書く際のポイントとは?

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会社やお店が休暇に入る前に、「休業のお知らせ」として社外の関係者に知らせる必要があります。たとえば「夏季休業のお知らせ」や「冬季休業のお知らせ」

冬季・夏季休業のお知らせ文例・例文を紹介する前に、まずは冬季・夏季休業のお知らせ文書の書き方のポイントについて3つ確認しておきましょう。

(1)拝啓ではじめて敬具でしめる

冬季・夏季休業のお知らせは基本的に「拝啓」ではじめて「敬具」でしめます。拝啓に続いて、時候の挨拶を述べます。

例として冬季・夏季休業のお知らせにおける挨拶の出だしがこちらです。

・「時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます」

(2)休暇期間を明確にする

「平成XX年X月XX日(X)~平成XX年X月XX日(X)」といつからいつまで休業するのかを明確にしましょう。加えて以下のような文言を含めると、より親切です。参考にしてみてください。

・「※業務開始はXX日(X)からとなります」

(3)休暇中の対応について説明する

受注体制やサービス体制の変更や、ご予約、お問い合わせ先など、休暇期間中にはどのように対応するのかを説明しましょう。

以下の一言を最後に記載しましょう。

・「ご迷惑をおかけして申し訳ありませんがご理解の程よろしくお願い申し上げます」

休業のお知らせをするタイミングはいつ?

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冬季・夏季休業のお知らせをするタイミングは重要です。早すぎても変だし、遅すぎては意味がありません。社外の関係者に迷惑をかけないタイミングで知らせたいですね。

では冬季・夏季休業のお知らせをするタイミングとは?

相手先に配慮して早めにお知らせするのが大切

相手先の支障や不便をできるだけ軽減する必要があります。そうした配慮を丁寧に表すことによって、自社の誠意を示すことにもなります。休業のお知らせが遅くなると、文書の内容が優れていたとしてもあまりいい印象にはなりませんので注意しましょう。

夏季・冬季休暇が近づいてくると、取引先から休暇日程を尋ねられる場合もあります。それより前にお伝えするのが基本のマナーです。1週間程前に社外の関係者にお知らせをするようにしておくと良いでしょう。

冬季・夏季休業のお知らせの文例をご紹介

社外へむけた冬季・夏季休業の知らせの宛先は、「お客様各位」とか「お取引先様各位」などとすると良いでしょう。また、ホームページにも掲載すると親切です。その場合も、書く内容は基本的には同じです。それでは文例・例文を紹介します。文例は

あくまでも文例としてくださいね。

例文:夏季休業のお知らせ 

Hotel 939501 640

関係各位

拝啓

盛夏の候、皆様方におかれましては益々ご清祥の事とお慶び申し上げます。

さて、誠に勝手ながら、以下の期間中を夏季休業期間とさせて頂きます。



休業期間 平成XX年X月XX日(X)~平成XX年X月XX日(X)

問い合わせ等に関しましては、夏季休業期間中も受け付けておりますが、ご返答につきましては上記休業期間後に順次対応させていただきます。予めご了承頂きますようお願い申し上げます。

休業期間中、お客様には大変ご迷惑をお掛け致しますが、 何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

例文:冬季休業のお知らせ 

関係各位

拝啓

師走も半ばを過ぎ、とりわけご繁忙のことと拝察いたします。

日ごろは弊社に多大なご芳情を頂き、厚くお礼申し上げます。

さて、弊社では年末年始の期間、下記のとおり休業期間とさせて頂きます。

休業期間中はご不便おかけいたしますが、何卒ご容赦ください。末筆ながら皆様にもよい新年を迎えられますよう、心よりお祈り申し上げます。



休業期間 平成XX年X月XX日(X)~平成XX年X月XX日(X)

敬具

冬季・夏季休業のお知らせは文例を参考に明確休暇期間を明記すること

今回は、社外に向けた冬季・夏季休業のお知らせの書き方と文例を紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

夏や冬になるとあちこちで目にする、冬季・夏季休業のお知らせですが、そこにもビジネスマナーが詰まっているようです。もし休業のお知らせをすることになったら、今回紹介したポイントや文例・例文を参考にしてみてくださいね。

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2016年11月29日ビジネス