反省文・始末書の基本的な書き方と誠意を伝える方法

反省文, 始末書

反省文・始末書の違いとは?

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反省文も始末書も、何か不始末をやらかしてしまった際に提出する書類です。どちらも反省、謝罪、今後の決意、といった内容を記すものですが、その違いは一体どこにあるのでしょう?

反省文:軽微な不始末のときに書く書類

実を言うと反省文と始末書は、内容的にはそれほど大きな違いはありません。では一体何が違うのかというと、それは不始末の中身、重要さによって使い分けがなされるという点が一番の違いになります。

ざっくり言うと、割と軽微な不始末の場合は反省文として処理されます。

始末書:反省文よりも重い不始末のときに書く書類

逆に、重要な不始末の場合は始末書で処理されるということです。また文書の扱われ方としては、反省文の場合は所属部署の直属上司レベルで留まるケースが多くあります。

始末書の場合はさらに社長レベルの上層部や社全体に伝わる可能性が高く、反省文に比べると公式文書の色合いが濃いと言えます。いずれ、いきなり書けといわれてもなかなか書ける文書ではないので、書き方のコツを押さえておきましょう。

反省文・始末書の書き方のコツとは?

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反省文と始末書は、中身的には大差がないので、それぞれの書き方を使い分ける必要は特にはありません。言葉遣いは多少変えても、書く内容としては基本的には同じと考えて差し支えありません。反省文であれ始末書であれ、必要な内容はほとんど変わらないので見ていきましょう。

流れをおさえて簡潔に丁寧に作成していくのがコツ

以下を参考に、反省文や始末書に記載する内容を見ていきましょう。

「事実」 → 何をやらかしてしまったか

「理由」 → なぜやらかしてしまったか

「対策」 → 今後どうやって再発を防ぐか

「反省」 → 不祥事に対する反省の意

「お詫び」→ 不祥事に対する謝罪の意

これらについて、わかりやすく簡潔で丁寧に記すことが求められます。以下はタイムカードの打刻忘れの反省文の一例です。参考にしてみてください。

分かりやすく簡潔な反省文・始末書の例

【例文】

私は、平成××年×月×日の出勤時、自らの不注意により、タイムカードの打刻を怠ってしまいました。… 「事実」

この日は家を出るのが遅れ、とても焦っていたので打刻のことはすっかり忘れてしまっていました。 …「理由」

給与の源となるタイムカードの打刻を失念してしまったことは、社会人として情けなく深く反省しております。 …「反省」

今後は時間的に余裕を持って出勤し、二度とこのようなことの無いよう十分気を付けて参ります。…「対策」

会社及び関係者の方々には誠に申し訳なく、多大なご迷惑をお掛けし、心よりお詫び申しあげます。 …「お詫び」

以上のように、流れをおさえて反省している気持ちを込めた反省文や始末書にしていきましょう。いきなりダラダラと書き始めると、まとめにくくて大変です。しっかりと上記の書き方を学びましょう。

反省文・始末書で何を伝えるか?

反省文や始末書ではとにかく「反省と謝罪」の意を明確に述べることが大事です。そのため、書き方の中で言葉選びも重要なポイントのひとつとなります。丁寧な言葉遣いで平身低頭「心から反省し申し訳なく思っている」ことを伝えることが必要です。

自分の誠意が伝わりやすい言い方や表現を用いて誠意を伝える

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例えば謝罪の意を伝えるにしても、単に「申し訳ありませんでした」というのではなく「誠に申し訳なく、面目次第も御座いません」といった具合に、相手に自分の誠意が伝わりやすいような言い回し、表現を用いましょう。特に始末書ともなると、これは会社の正式な文書となるので、稚拙な文章では「なんだコイツは!」と思われかねません。課長、部長、社長、さらに本社や親会社などの目に留まることもあるのですから、なおさらです。こうした言葉遣いは難しいところではありますが、これはやはり慣れることが上達の近道です。

反省文・始末書には誠意が伝わる言い回し表現を用いて反省を伝える書き方がベスト

反省文・始末書の基本的な書き方と、誠意を伝える方法をお教えしました。反省文・始末書の書き方によって、アナタに対する見方、印象はガラリと変わってきます。不始末に対しきちんと反省、謝罪をしているかだけでなく、社会人としてこうした文章、文書が作れるのかという見方もされます。

ビジネス文書はとにかく慣れることが大事で、慣れれば慣れるほど上達するものです。とはいえ、反省文・始末書を書き慣れるというのも考えものですね。書き慣れずとも書けるよう、書き方のコツだけは掴んでおくようにしましょう。

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2016年11月29日ビジネス