メールの整理術で仕事をスムーズにするコツ

2016年12月9日2020年3月31日整理術

メール整理術①受信メールを溜め込まない

新入社員でも先輩社員でも、受信メールがあまりにも多くて混乱してしまう人は少なくありません。

そうならない為には、常日頃からメールボックスを整理する癖をつけておかなくてはいけません。受信トレイのルールを設けるなどして、スッキリ使いやすくする方法を覚えてみてはどうでしょうか。

メールの整理は、「見落とし」や探す際の手間を減らす！

仕事でメールを使用するかしないかは、どんな仕事をしているかによって変わってきます。

しかし、1日20通は送信し、また100件以上受信する人は決して少なくないでしょう。ですので、メールを整理しないと、仕事の進捗状況が自分自身把握し難く、大切なメールを逃したり、必要なメールを探すのに、少し手間取ったりするかもしれません。メールを整理する癖をつけましょう。

メール整理術②メールのフィルタリングをする

メールを片付ける手間を少しでも省くためには、メールのフィルタリングが必須です。

人物別であれ、「【重要】」などのキーワードで設定したものであれ、フィルタリングをかけることで、自動的に振り分けてもらえるため、自分にとって大切なメールとそうでないメールが自ずと分かります。

ここでは最もシンプルな区別の仕方を設けました。「受信箱」・「処理済み」・「メルマガ」の3つです。メールの受信数が少ない人におすすめです。

受信箱はすっきり！進捗も一目瞭然！

最もシンプルな区分なので、メールにフィルタリングをかけたことが無い人はさっそくやってみましょう。

●「受信箱」の他に「処理済み」・「メルマガ」のフォルダを作る

↓

●メルマガのアドレスで、「メルマガ」フォルダに分類されるようにフィルタリング。

設定は以上です。あとは「受信箱」から見たものや処理したものを次々に「処理済み」に入れていきます。

いつも「受信箱」には何も残らないか、今作業中のものだけが残るという形になります。自分の進捗も明らかです。

メール整理術③1メール1案件

メール受信数の多い人の場合、業務内容によってフィルタリングの内容も変わってくるので一概には言えません。ただ、メールのやりとりをする際、可能な限り守りたいルールは、1メール1案件です。

複数の案件のメールは「どの箇所？」を探す手間が増える

一つのメールに複数の案件を盛り込んだ場合、メール記事欄の下に文章が連なるだけでなく、メールを整理する際にも「処理済み」のものと「処理中」のものと「未処理」のものが同時に走る可能性があります。

あとで、メールをチェックする際に、「どのメール？」ではなく「どのメール？どの箇所？」まで探さなければならない状況は、圧倒的に、時間の無駄です。

仕事におけるメール整理術のコツは単純・簡潔なルールを設定すること！

仕事におけるメール整理術のコツは単純・簡潔なルールを設定することです。

メールは業務上で頻繁に使うツールなので、処理に時間が掛かり過ぎると、思わぬタイムロスになってしまいます。日頃から自分なりの整理術でスッキリさせて、効率よく作業を進められるように頑張りましょう！

今回紹介した内容は、その点で最も初歩的な方法ですので、全く整理していない人はどうぞ参考にしてみてください。