退職証明書の記入例とテンプレートを元にした書き方

2019年8月7日2020年3月31日退職証明書

退職証明書の書き方①：様式は決まっていないのでテンプレートを参考にする

退職証明書には、とくに決まった書式はありません。どのように書けばよいのかわからないときには、退職証明書のテンプレートを参考にしましょう。

退職証明書は会社が発行するので、「会社名と発行者名（代表者・社長など）、発行日」を書くようにします。記入例では、用紙の一番上に「退職証明書」と書き、その下（上）に発行日、退職証明書の本文の右下に、会社名と発行者名を書きましょう。

発行者名のところには署名だけでなく印鑑を押します。印鑑は、会社の実印ではなく、認め印でかまいません。

また会社名や発行者名がない書類では、信用のおける書類とみなされないので気を付けましょう。信用がない書類は、社員の転職活動や、退職後の健康保険加入手続きに支障をきたしますので注意が必要です。

退職証明書の本文である記入項目には、主に「給与・地位や役職・業務の種類・勤続期間」を書きます。

これらは箇条書きでかまいません。あらかじめ表などのテンプレートを作成しておくと、そこに記入するだけで作成することができるので、簡単ですよ。

まず給与の項目では、「月収○○万円」または「年収○○万円」という書き方をしましょう。勤続期間を記入するときは、「勤続○年」と記入します。社員本人からの希望があったときには、入社日や退職日も記入しておきましょう。

退職証明書に役職や地位を記入するときは、「部長」や「課長」などの役職名と一緒に書くようにしてください。どのような権限を持っていてのかなども書いておきましょう。

ただし、社員本人が役職名などの地位の記入を希望しないなら、書かなくてもかまいません。業務の種類や内容については、「ＩＴ技術者」や「作業員」というような書き方をします。

社員本人がどのような仕事をしてきて、どのような技術やスキルを持っているのかが分かるような書き方をしましょう。求人誌の職種欄を参考にするとよいですよ。

退職証明書の記入項目の注意点の一つが、退職理由です。退職理由では、社員本人と会社に認識のずれがある場合が多いでしょう。

自己都合による退職であれば問題はありません。解雇やリストラなどの会社都合退職であれば、書きたくなくても会社にはその旨を退職証明書に書く義務があります。

これらの場合は事実関係がはっきりしているのでトラブルは起きにくいでしょう。問題となるのが、希望退職や早期退職などです。

会社都合退職にしてほしい社員と、そうとは書きたくない会社とで、退職理由の書き方をめぐっての争いが起きるので注意しましょう。退職証明書を書く前に、社員本人とよく話し合い、双方が納得する退職理由を決めてください。

自己都合・会社都合をはっきりさせたくないときには、あいまいな書き方でもよいでしょう。記入例としては、「会社の希望退職へ応募し退職」です。事実だけを書くことで、お互いに納得できる退職理由にすることができますよ。

場合によっては、退職証明書と離職票の退職理由が違うということになるかもしれませんが、それは全く問題ないでしょう。両者は全く別の書類なので、退職理由を揃える必要はありません。

○○○○　殿　（氏名）

以下の事由により、あなたは当社を△年△月△日に退職したことを証明します。

①使用期間

△年△月△日から△年△月△日

②業務の種類

営業職

③その事業における地位

④賃金

月給◇◇円

△年△月△日

事業主氏名又は名称

使用者職氏名

⑤退職の事由

1) あなたの自己都合による退職

2) 当社の勧奨による退職

3) 定年による退職

4) 契約期間の満了による退職

5) 移籍出向による退職

6) その他（具体的には）による退職

7) 解雇（別紙の理由による。）

退職証明書の記入例とテンプレートを元にした書き方を紹介しました。退職証明書の書き方は、基本的に社員本人が希望する項目のみを記入し、余計なことは付け加えないように注意しましょう。

退職証明書が完成したら、社員本人に内容の確認をとった後、会社の印鑑をおして正式に発行します。必ず署名だけではなく、印鑑を忘れないようにしましょう。今回紹介した書き方の記入例を参考にしてください。

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