入社時の提出書類確認に使えるチェックリスト3タイプ

2019年8月7日2020年3月31日入社準備

入社時の手続き＆提出書類チェックリスト①：社会保険関連

まずは、入社手続きの中でも重要な社会保険に関連する書類のチェックリストです。

入社時の提出書類の中でも、重要度が高いチェックリストになります。入社時の提出書類で必要なものは多くありますが、チェックリストさえあれば簡潔に必要な書類が一覧で把握できます。社会保険に関するチェックリストは以下の通りです。

新卒・中途別の社会保険関連チェックリスト↓

入社の手続きにあたり、新入社員には予め以下チェックリストの書類を入社日に持参してもらうように伝えておきましょう。

【新卒入社】

・国民年金手帳

【中途入社】

・厚生年金手帳

・前職の源泉徴収票

・雇雇用保険被保険者証

新卒社員と中途入社社員によって、入社時の提出物には違いあります。新卒社員は国民年金手帳のみとなりますが、中途入社の社員は、他に、厚生年金手帳、前職の源泉徴収票、雇用保険被保険者資格喪失届を提出してもらう必要があります。厚生年金手帳と雇用保険被保険者証は、前職の退職時に前職の会社からもらえますので、新しい会社に持参してもらいましょう。

年金手帳は再発行に時間がかかるので、入社時に間に合うように余裕を持って連絡

新卒社員が国民年金手帳を紛失していた場合、再発行に1ヶ月ほどかかりますので、入社時に本人に提出してもらう書類については、早めに新卒社員に連絡をしておきましょう。また、会社によっては、卒業証明書や健康診断書の提出を求める場合もあります。

入社時の手続き＆提出書類チェックリスト②：給与支払い等に関するもの

次に紹介する入社時の提出書類は、入社後に会社から新入社員に渡し、提出してもらう入試者手続きの書類について説明します。それでは以下が給与支払い等の手続き書類のチェックリストになります。

誓約や給与支払い等のチェックリスト↓

【どの会社も提出を求める書類】

・通勤交通費申請書

・扶養控除等申告書

・給与振込先申請書

・健康保険被扶養者異動届（扶養者がいる場合のみ）

【会社によって提出を求める書類】

・入社誓約書（承諾書）

・身元保証書

・住民票記載事項証明書

通勤交通費申請書と扶養控除申告書は、給与支払時に必要となる書類です。健康保険被扶養者異動届は、扶養義務のある家族を持つ人のみが提出書類です。

個人情報保護の観点から、入社時に住民票を提出させるのはNG

なお、入社時の提出書類として、住民票記載事項証明書のかわりに住民票を提出させるのはNGです。個人情報保護の観点から住民票の提出は受付けなくなってきているからです。

入社時の手続き＆提出書類チェックリスト③：PCなどインフラ周りについて

最後に新入社員のインフラ周りの準備です。PCなどインフラ周りのチェックリストですが、。こちらは新入社員からの提出書類ではなく、会社側からの貸与物になります。

とはいえ、会社の資産を新入社員に貸し出すわけですから、入社時にきちんと管理しておく必要があります。入社時に漏れのないように、きちんと確認しておきましょう。

個人アカウントやインフラに関するチェックリスト↓

【どの社員にも必要となる準備】

・社員番号の発行

・PCの準備

・メールアドレスの発行

・業務ツールのアカウント発行

・入室カード

【一部の社員に必要となる準備】

・携帯電話

配属される部署により、予め準備しておく内容も異なります。社員ごとに細かくチェックシートを作成しておくことをお勧めします。

入社時の提出書類はたくさんあるので、チェックリストで抜けがないように！

入社時の提出書類確認に使えるチェックリスト3タイプについてご紹介しましたが、いかがでしょうか？

入社手続きチェックリストを参考にスムーズな業務を行いましょう。そして入社前の準備は滞りなく、行っておきましょう。滞りがあると新入社員に迷惑がかかります。

特に社会保険関連の手続きは慎重に行っておく必要があります。給与や控除に関する手続きのミスは致命的です。チェックリストとともに業務フローも作成し、もれなく無駄なく業務を勧められるように工夫をしましょう。