製造中止のお知らせメールの書き方と例文

2016年11月29日転職

製造中止を知らせる相手は一人ではない

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現在では、ビジネス上のやりとりもメールで済ませることが普通になってきました。また、シーンごとの文例もいろいろあるので、簡単に作成し送ることができます。メールはとても便利なものですが、一方で使い方を間違うと危険なこともあるので注意しましょう。メールは電話と違い、相手が特定の場所にいなくても、送信することができます。また、受信したメールは忙しい時は後で読むこともできるし、何度でも読み返すことができます。更に、製造中止のお知らせのように、たくさんの取引先に知らせたい場合、同時にたくさんの人に送信することができ、とても便利ですが、いつ誰がどこで見ても内容がわかるような文面に仕上げなくてはなりません。文例を参考にして一度メールを作ってみるのもいいですよね。

文字だけでは伝わらないこともあるので注意

しかし、文書で送るために、相手に声を伝えることができず、微妙なニュアンスが伝わらなかったり、相手のリアクションがわからなかったりと、多少の行き違いが生じる危険もあります。また、文章として残るため、内容を他の人に盗み読みされる場合もあるので気をつけましょう。

製造中止という内容が伝わりやすい件名を

製造中止をお知らせするメールを作成する時は、まず、件名に注意しましょう。メールを受け取った人は、大量に受け取ったメールの中から、件名を確認し、重要な順に読んでいきます。そのため件名を明確にしないと読まれない恐れがあります。件名はおおむね20文字以内に、本文の内容がわかるよう簡潔、明瞭に書きましょう。文例を参考にした上で、件名の冒頭に【重要】【緊急】などと入れることで、早く見てもらいやすくなります。

本文は意図が伝わるよう明確に

本文は、宛先、書き出し、名乗り、本文(用件)結び、署名の順に書きます。文章は読む相手が、少しでも目が疲れないよう、適当な改行と空白行を入れるようにしましょう。本文(用件)は、「いつ」「どこで」「誰が(誰に)」「何を」「なぜ」「どのように」を明確にし、意図がしっかり伝わるように書きます。その他の項目は文例を見てください。

また、用件が複数ある場合は、メールを分け、それぞれの件名を変えて送ると、相手に分かり易く親切です。

製造中止お知らせをするメールの文例

以下、他社から注文を受けている製品が製造中止になった場合に送るビジネスメールの文例です。

件名:ご注文品製造中止のお知らせ

○○○○株式会社

(部署名) △△△△様

いつも大変お世話になっております。

株式会社○△□ 営業部 ○○と申します。

早速ですが、この度ご注文をいただいた○○ですが、

実は○月には製造中止になることが決定されておりまして、在庫もすでに切らしております。

私どもの不手際で、事前にご案内ができておりませんでしたこと、心よりお詫び申し上げます。

つきましては、もしよろしければ、代替品として推奨されている○○を

ご検討いただけないものかとメール致しました次第です。

なお、代替品として推奨されている○○は、在庫も十分ございますので、

ご指定の納期に対応可能となっております。

お見積りが必要であれば至急送らせていただきますので、

ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

また、○○についての情報は、本メールに添付いたしました。

取り急ぎ、ご注文品の製造中止につきましてお詫びを申し上げます。


会社名 部署名

氏名

郵便番号

住所

TEL

FAX

Mail


文例はあくまで参考です

製造中止と一言でいっても、企業によって様々な場合があります。文例はあくまで参考程度ですのでその時の状況に応じた取引先への対応やお詫びなどを付けたしたりて、要点が分かりやすく相手を不快にさせない内容を心掛けてメールを作成してください。

製造中止をお知らせするメールはわかりやすく、簡潔に!

製造中止をお知らせするメールは、相手が見つけやすく、また読みやすいように、簡潔に作成することが大切です。また、注文品を納品できないことへのお詫びの気持ちをしっかり伝えられるような文章を、文例を参考に作成してみましょう。

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2016年11月29日ビジネス

Posted by BiZPARK