秘書業務における目標設定の方法

2016年11月29日2020年3月31日秘書

秘書業務は何を目標設定するべき？明確なモノがない

秘書業務で目標設定をする場合、「何をどうしたら」と誰もが困惑してしまいます。秘書は、上司が仕事をしやすいような環境を整えたり、お客様と社員を取りつなぐ仕事であったり、事務業務であったりと…「何を」というような成果を求められるような仕事ではありません。

何かを自分から勝ち取る仕事ではないので、秘書業務は目標設定をたてるのが難しいのです。

秘書は目標設定を免除されるケースも

秘書とはこのような職種なので、目標設定を秘書にはたてさせないという会社もあります。考えてみれば当然ではあります。むしろ、何か実績を作ろうとする秘書など、秘書としては失格でしょう。

ですが、この世の中、そのような理解のある職場だけではありません。秘書業務であっても、何とか目標設定をしなくてはならないケースもあるのです。

秘書業務の目標設定では「ミスの軽減」が使いやすい

秘書業務は目標をたてるのが難しいですが、強いて挙げるとすれば、定型業務をミスなく遂行する事や、マニュアルを随時更新していく業務、資料をまとめるなどでしょう。また、秘書として所作をもっと高めていくなどを目標設定としていいかもしれません。がんばって様々な目標設定を探してみるのもアリです。

直接でなくても秘書業務に関連する事で目標設定するのも◎

会社で決めなければならない目標設定といっても、業務に関連することならば、それ以外の目標を記載しても構いません。

その代表格が秘書検定などの資格取得に対する目標設定です。このような事を目指しているのであれば、明確な目標設定でもあり、実績としてもわかりやすいので、目標として記載しやすいはずです。

目標設定のネタが切れてしまったら

目標設定は何ヶ月かに一回、新たな目標を掲げなければならないというパターンが多いです。

このような場合、秘書としては仕事よりも目標設定のほうが苦痛になるかもしれません。ただでさえ目標が無い状態からひねり出した目標設定なので、すぐにネタは尽きてしまいます。いったい、どうすれば良いのでしょうか。

以前書いた同じ内容を目標設定とする

どうしても何も書くことがない場合は、前に一度書いた目標を記載してみるというのもいいかもしれません。上司も秘書業務が目標を立てづらい仕事だということはわかるはずですので、大目に見てくれる場合もあるでしょう。

もしくは他の秘書と、目標を交換するというのも良い手法です。互いにメリットとなりますので、提案してみましょう。

秘書業務で目標設定に悩んだら以前の内容をループさせる

秘書が目標設定をするのは大変です。業務上、目に見える成果が存在しないため、当然のことかもしれません。ですが、身の回りを細かく見渡せば、何とかひねり出すことができるものです。多少ずるい手法も紹介しましたが、そのような方法を使えば、秘書業務でも何とか乗り切れるでしょう。秘書業務では目標設定はそれほど重要なものではないので、気楽に考えれば、案外思いつくものなのです。