減給や降格を通知する書類の書き方と手続き

減給, 降格

降格・減給処分の通知方法と書き方とは

降格や減給を通知する際は、減給通知書や降格通知書をもって当人に知らせる必要があります。

なぜなら、本人にとっては重大な人事異動となるので、口頭で説明するだけではトラブルの原因になるからです。

では、降格・減給処分の通知方法と正しい書き方としては、どうすべきなのでしょうか?

通知書は一般のビジネス文書形式で理由を明記しておく

減給や降格の通知書は、一般的なビジネス文書の形式で作成すれば問題ありません。人事異動の辞令と同じく、通知書は会社にとって正式で重要なものですから、必ずビジネスマナーに沿った形式を守るようを心がけて作成しましょう。

また、通知書には、必ず降格や減給の理由を明確に記載しておく必要もあります。

懲戒処分の場合には、その原因となった出来事の詳細を記載します。暴言を吐いたのであれば、その内容や誰に対して暴言を吐いたのかまで書くことが重要です。

降格や減給の通知をする前の手続きは会議で承認の手続きを

社内の人間に対して降格や減給を行う際には、会議の場を設けて話し合い、承認を取っておく必要があります。

これは、社長など最終決定者一人の独断ではなく、その他の数名と共に委員会を開催することで、独裁的な決定ではない点をしっかりと示すための対策です。

当事者に弁解のチャンスを与えた後、その結果が正式な通知となる

降格や減給を行う際には、会社の独断で通知するのではなく、改めて当事者を会議に参加させて、弁解のチャンスを与えることも必要です。

そして、弁解を行っても結果が覆らなかった場合に初めて、降格や減給に対しての処分が効力を発揮して、正式な通知へと繋がるのです。

降格や減給の処分を下す際の基準は「就業規則より労基法が優先」

降格や減給通知書をもって、当事者に処分を下す場合に気を付けたいのは、就業規則という会社のルールは、労働基準法よりも優先されるものではないという点です。

つまり、降格や減給通知書を作成する際は、労働基準法の範囲で就業規則に則って作成されなければなりません。

労働者は、予め会社から就業規則は絶対のルールであると通告されていることがあり、その為に労働基準法と照らし合わせることもせずに、不当な内容の降格や減給を受け入れてしまう場合があります。しかし、結果的に後から労基法を確認してトラブルになるというケースもゼロではないのです。

労働者にとって著しい不利益な内容の場合には、必ず両方を確認しましょう。

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労働者と会社は対等!一方だけに大きな損失を与えてはならない

労働者と会社の立場は同じです。お互いに利害関係にあり、双方ともに尊重されなければなりません。その為の労働基準法なので、著しく片方に対して損失を与える様な内容は記載してはいけないのです

この考えは、降格や処分の通知を行う際においても同じなのです。

降格・減給を行う際はビジネス文書の形式で必ず理由を記載して通知する!

今回は、減給や降格を通知する書類の書き方と手続きについて見てきました。

降格・減給の処分を行う際は、ビジネス文書の形式で必ず理由を記載して通知しましょう。そして、労働者が下された処分内容だけではなく、通知の方法に関しても納得できる様に、文書を以て通知するのが大切です。

また、降格は労働者にとっては大きな不利益となり、通知の仕方がずさんであれば不満の声が出る可能性があります。正当な降格や減給であっても、結果的に納得してもらうまでに余計な時間がかかってしまうので対応に注意しましょう。

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2019年8月7日転職