会社の人事異動で降格が決定したときの伝え方

2019年8月7日2020年3月31日人事異動, 降格

人事異動で降格が決定したときの伝え方①　正式に文書で通知

降格の伝え方としては、転勤の辞令と同様に正式な文書で通知することが大切です。本人にとっても、降格は非常に重要なことです。

そして、降格が重要なことであることを知ってもらう為にも、文書で正式に通知することが求められます。ビジネス文書の形式での伝え方で、誰から誰に向けて通知するのかを明確にしましょう。

形式を守って厳格な雰囲気が漂う伝え方が良い

降格の人事異動の伝え方として、ビジネス文書の形式で記載すると共に、通知書では明確に、誰によっていつ作成されたのかを記載することが大切です。

受け取った本人が、降格することを受け止められるようにする為にも、形式を守って厳格な雰囲気が漂う伝え方をしましょう。

人事異動で降格が決定したときの伝え方②　理由を明確に

降格は減給に繋がるだけではなく、今後の出世にも影響を及ぼします。

一度、降格してしまうと上司から良い評価を得られ難くなります。そのため、伝え方のポイントとして降格処分を行った理由を明確にし、それを詳しく記載することが大切です。

降格になった原因を具体的な内容で該当する会社規定を示す

降格に至った理由の伝え方として、懲戒処分によって降格となった場合においては、出来事を思い返して反省してもらう為、詳しく理由を記載することが大切です。

遅刻を頻繁にすることによって降格処分となったのであれば、具体的にいつ遅刻したのかを明確に記載して、本人に思い返して反省してもらうようにします。また、それに対してどの会社規程が適応されたのかを説明して、納得してもらわなければなりません。

人事異動で降格が決定したときの伝え方③　具体的な今後の待遇を伝える

もう一つ、人事異動で降格が決定したときの伝え方のポイントとしては、降格処分によって減給される場合には、具体的にどれだけ減給されるのかを伝える必要があります。

また、課長から係長への降格など、具体的にどの役職への降格なのかを記載しましょう。

役職手当の金額変動によって、減給の限度額を越える場合には、誤解をされないように役職手当の金額の変更による、減給の限度額の超過は法的に問題が無いことを記載しましょう。

会社として今後の意向を示す

能力不足による降格か、懲戒処分による降格かによって、会社が本人に伝える意向の内容は変わります。能力不足による降格であれば、めげずに実力を磨いて欲しい旨を伝えましょう。

懲戒処分の降格であれば、この機会に反省をして再び優良な社員として復帰してもらいたいことを伝えましょう。

人事異動で降格が決定したときの伝え方一つで労働者と会社の関係性が変わる

降格の伝え方一つで、労働者と会社との今後の関係が変わります。

メールや口頭でしか伝えない場合には、労働者としては正式な通達をされていないので、降格させられたことに対して実感が沸かず、様々なことに悪影響を及ぼす可能性があります。

降格を伝える際には、必ず通知書を正しく作成して、然るべきタイミングで本人に送付しましょう。