転勤が決まったときの一般的な挨拶マナー【電話・書面】

2016年11月29日2020年3月31日転勤

転勤が決まったら挨拶が必要です

転勤が決まったら、その報告も兼ね、挨拶が必要になります。抜け洩れがないよう、そして失礼にあたらないよう、慣れていない方であれば、まず、挨拶をするべき人のリストを作るのをお勧めします。

挨拶では、誰にいつ転勤の挨拶をするか、そして、どのように挨拶をするか、が焦点になります。

では、転勤の挨拶は誰にすればいいのか？

まず、今の取引先への挨拶が必要になります。

また、同時に、転勤前の社内へも、挨拶が必要です。さらに、転勤先でも、新しい職場への挨拶をするようになりますし、転勤後に、転勤する前の関係各所へ、転勤の挨拶をするというのが必要です。

電話で転勤の挨拶をする場合のマナーとは

こういった、転勤に関わる挨拶の中で、まず電話、もしくはメールで挨拶をする事が多くなります。

取引先への挨拶とそして社内に対する、転勤の事前の連絡を電話で済ませます。引継なども発生しますので、出来るだけ早く、という気持ちも込めて、取り急ぎ電話での連絡となっても失礼ではありません。電話で転勤の連絡をした後に、直接出向くようにします。

これまでの取引先への挨拶、社内へ挨拶を電話でする

まず、今の取引先へは、取り急ぎ電話でお伝えするか、伺った際などに転勤の旨を伝えるようにします。

その際には、最初に、電話口でこれまでにお世話になったことに対する、お礼をしっかりと述べるようにします。そして、業務を引き継ぐ後任者の紹介をします。これをきちんと伝えると、安心感が違ってきます。

できれば、電話のあとに直接後任者を連れて、挨拶に行くのがベストです。

書面での転勤の挨拶をする場合のマナーとは

転勤をした後に必要になるのが、書面での挨拶です。

これは、電話だけでは対応できないものになります。転勤の挨拶状というのは、基本的にはメールではなく、書面で出しましょう。はがきというのが最近は多くなります。

これまでの関係者、今後の関係者へ

この転勤の挨拶状というのは、新しいポジションに着いたと知らせるという意味でも、ビジネス上必要なものとなります。

また、これまでお世話になった方々に対するお礼と、これからお世話になる方々にこれから宜しくお願いしますという気持ちを伝えるにあたっても、大切なものと言えるでしょう。

書面では、「転任のご挨拶」という形で送ります。書き方としては、簡単な時候の挨拶のあと、転勤の報告、その日付けと転勤先を明記します。あわせて、相手によって、在籍中にお世話になったお礼や、新任地での抱負などを書くとよいでしょう。

転勤にあたっての電話や書面など挨拶を使い分けよう

以上が、転勤が決まったときの電話や書面での一般的な挨拶マナーでした。

このように、転勤にあたっての挨拶は、文章と電話、そしてメールをうまく使い分ける事が必要になります。

電話で挨拶をした上で、直接会いに行く、または、その後に文章を出す、といった対応が必要となる相手もいます。ぜひ、転勤の後も仕事がスムーズに進むよう、失礼のない対応をしたいものです。