新人研修で使用するマニュアルの作成方法と見本

2016年11月29日2020年3月31日研修

新人研修のためにマニュアルを用意しておくと便利

まず、新人研修でマニュアルがあると、教える側の社員が新人研修をしやすいというメリットがあります。事前にマニュアルを見ながら新人研修の練習も可能ですよね。効果的な新人研修のためには、マニュアルが必要なのです。

また、人前に出るのが好きな人とそうではない人がいます。新人研修用のマニュアルがあったほうが、人前で注目を浴びるのが嫌という人は、気持ちが楽になるのではないでしょうか？

マニュアルはどのような形式にするかが重要

まずは、新人研修で教える内容をパソコンで打ち込んでいきます。次にどの様な形式にするかが大切です。印刷してバインダーか何かに閉じてもいいでしょうし、PCで閲覧できるようにするのもよいでしょう。新人研修で研修を受ける新入社員全員がPCを使用できる環境にあるのであれば、PDFファイルにしてもいいですね。

新人研修で使うマニュアルの作り方ポイントは？

新人研修用のマニュアル作成については、得意な人と不得意な人にわかれます。社内でマニュアルを作成するのが得意な人を見つけて、作成してもらいましょう。その際は、見出しや写真を載せて、できるだけわかりやすく作成するのがポイントです。わかりやすいかどうかは、仮作成したマニュアルの内容を、数人にチェックしてもらうといいですね。

誰でも理解できるマニュアルを意識して作成

作り方として、マニュアルに必ず記載するのは、新人研修のプログラムと内容です。新人研修全体の流れをまとめておくと、わかりやすいでしょう。次に新人研修中における注意点を挙げておくと、新人は助かりますよね。不慮の事態を防止できます。

さらに新人研修の中でも重要な箇所は、強調するような作り方だと、見やすくわかりやすいマニュアルに仕上がります。専門的な用語には解説を記載し、誰が読んでも理解できるようなマニュアルを作成しましょう。

基礎的な内容は座学／専門的な分野はOJTと分けるべき

難しいのは、新人研修とOJTをどのように分けるのかです。ある程度までは新人研修にして、その後は配属された部署でOJTにするようにした方が得策と言えるでしょう。

ですので、配属先の専門的な部分などはOJTにして、共通する部分に関しては新人研修にしましょう。企業自体が専門的な企業の場合は、専門的な内容を新人研修に含めるべきですね。

OJT前の新人研修で使うマニュアルの見本を確認しよう

新人教育で使うマニュアル見本を確認しましょう。人事や教育担当の社員がきちんと新人を育成するために使うものですが、新入社員に公開する場合もあります。明確な教育指標がある事で新人研修がスムーズに進みますから、見本を参考にマニュアルを作ってみてください。

マニュアルの見本①：目的や流れを示したもの

【マニュアル見本①】

●目的

1．当社の従業員として相応しい知識・マナーを習得

2．共通の目標を立て同期でコミュニケーションを図る

3．OJTに備えたロールプレイングと社内ルールの徹底

●項目

1．はじめに

2．当社について～設立や課題～

3．今○○業界はどうなっているのか？

4．新入社員の皆さんにお願いしたいこと

5．ロールプレイング

6．やってみて見えた課題を共有しよう

7．OJTとは？

8．OJT前の最終確認テスト

9．おわりに

●注意事項

・各項目で、導入と締めを用意する

・学ぶ目的と実際の活用シーンを必ずリンクさせる

・目標達成率を可視化して報告させる

こちらはあくまでも見本です。見本の内容で要らない部分は削除、足りない部分は追加など、自分の会社の研修に相応しいマニュアルを作ってください。

マニュアルの見本②：研修でチェックすべき項目を示したもの

【マニュアル見本②】

《毎朝人事が確認》

●身だしなみ

・スーツを正しく着ているか

・靴はよく磨かれているか

・髪、爪、髭など、細かな部分まで手入れが行き届いているか

●社内ルール

・講義開始5分前に完全着席しているか

・同期にも正しい敬語を使っているか

・社内用語を理解しているか

●フォロー

・悩みを抱えている新入社員はいないか

・もめ事はないか

・欠席や遅刻をしている新入社員はいないか

《最終日にテストで確認》

●身だしなみ

・社内基準を理解できているか

・オシャレと身だしなみの違いを理解しているか

●社内ルール

・勤怠の報連相について

・会社の沿革やサービスについて

こちらは、新入社員の「何を」「どのように」チェックするのかを示した見本です。新人教育担当者が気をつけるべきなのは、主観で評価を下すのではなく、客観的な判定をすべきという事。

創業間もないベンチャー企業では、人事の評価制度が整っていないケースもしばしばありますが、本来は、評価基準もマニュアルに明記した方が好ましいです。

時間配分や台詞も書き込んでおくと◎

新人研修は、1日で済ませてしまう会社もあれば1週間以上かけて行う会社もあるはず。いずれの場合も、どの項目にどれだけの時間を要するのかメモをしておかなくてはいけません。そして、その時間配分は新入社員にも提示する必要があります。一般的に、研修の時間は足りなくなる事が多く、余るケースは少ない傾向になっています。

また、それぞれの研修内容で「必ず伝えなくてはいけない事」として、台詞を用意するのもオススメです。アドリブでは伝え漏れが出てきてしまいますので、そのようなミスを防げます。

新人研修のマニュアルは見本を参考にした作り方で！誰が読んでも理解できる内容がベスト

新人研修で使用するマニュアルの作り方＆入れるべき内容、そして見本についてまとめましたがいかがでしたか？マニュアルを作成するのは確かに手間はかかりますが、新人研修を担当する社員としては、あれば便利なもの。教育担当者は、新人研修用にマニュアルを作成しておくべきです。

最近は、ワードやPDFにするソフトが多いので、そのようなものを利用するようにするといいかもしれませんね。オンラインでマニュアルを作成してもいいでしょう。新入社員がどのように育つかはマニュアルにかかっていると言っても過言ではありません。しっかり書き上げると会社からの評価につながること間違いなしです。