【幹事の心得】社員旅行を成功させるための秘訣とは？

2016年12月9日2020年3月31日幹事, 社員旅行

社員旅行の幹事に抜擢されたら？

社員旅行は、連れ立ったみんなに楽しんでもらえることが大前提！

イチ社員として行く分には、何にも考えず付いていけばいいだけのこと。

しかし、幹事となってしまったからには、しっかりスケジュールを組み、

時間を調整し、お店の予約や移動のことまで考えなければなりません。

果たして自分に幹事が勤まるのだろうか？

あなたの不安を払しょくするため、幹事の心得をまとめてみました。

みんなに楽しんでもらえる社員旅行にするには、どんなことに気をつけていけばいいのだろうか。

社員旅行を成功させるため、まずやるべきこと

社員旅行を計画することになった際、まずやるべきことは『ヒヤリング』と『情報収集』でしょう。

過去にどこに行ったのかを前任の幹事に聞くのが手っ取り早いです。

どのくらいの規模で、予算で、どのようなスケジュールなのかがわかります。

前任の幹事がいない場合は、まずはおおよそでテーマを決め、

予算・日程・参加人数を決めていかなければなりません。

みんなの意見やアドバイスを聞き、リストアップしていくことからはじめていきましょう。

アンケートを取り、参加人数を把握しよう

旅のテーマとおおよその日程を決めたら、期限を決めて参加の意思を聞きましょう。

メールなどで案内を出しておくとスムーズにいくはずです。

重ねての確認になってしまいますが、みんなの意思を尊重するために、

アンケートはしっかりと取るべきでしょう。

多数派の意見はもちろん、少数派の意見も頭の隅に入れておくことをお勧めします。

社員”全員”に楽しんでもらえることがベストですし、

旅行代理店での打ち合わせ時に、もしかしたら活かせる案かもわかりませんし。

社員旅行の日程の決め方

みんなの希望や意見をだいたい引き出すことができたら、

次は社員旅行のプランを組んでいきましょう。

最近では旅行代理店を使うのが一般的となっています。

一度代理店へ足を運び、こちらの希望や予算、人数などによる打ち合わせをします。

たとえば「アクティブに」「温泉旅行を」、「グルメをメインに」といった希望を出し、

代理店にプランニングをうまく組んでもらいます。

その時必ず、複数のプランを用意してもらうとベターです。

一度そのプランを持ち帰るもよし、その場で担当者と吟味するもよし。

『旅行のプロ』をしっかりと活用しましょう。

プランが固まったら、改めてみんなに広報するのを忘れずに！

社員旅行当日の心得！

社員旅行のプランが固まったら、次は本番である『旅行当日』の仕切りです。

いくらきっちりとしたプランを組めていても、

旅行本番でぐだぐだになってしまっては元も子もありません。

社員旅行をスムーズに運ぶためには、何に気を付け、どのように動くべきでしょうか。

社員旅行中の幹事としての在り方、心得を見ていきましょう！

求められるのは『監督役』としての能力

さあいよいよ肝心の社員旅行本番です！

ここで成功させなければ、今までの苦労が水の泡に……。

補助の人たちと協力して、本番をうまく乗り切っていきましょう！

スケジュール管理、進行、交通機関への誘導、荷物の管理など、

適材適所で人員を配置することが重要なポイントです。

究極を言えば、幹事は大事なところで指示を出しさえすれば、

後は補助の人たちに任せてしまってもいいのです。

つまり、不測の事態にのみ対処する『監督的』なポジショニングが理想なのです。

100名単位の幹事なんて不可能では……？

もちろん、100名全員に目を配ることなんて無理です。不可能です。

先にも記載しましたが、同僚たちの力添えが必須となってきます。

密に連絡を取り合い、現状をしっかり把握すれば、大規模での社員旅行もそう難しくはありません。

またその場合は、旅行代理店が添乗員を付けてくれるはずなので、それらも活用しましょう。

添乗員もプロですので、安心して任せることができると考えてもいいでしょう。

【裏ワザ】クーポン券をもらっておく！

代理店との打ち合わせの際に、ほぼもらうことができるであろう”クーポン券”

裏ワザ……というほどでもありませんが、

規模の大きい旅行なので、必ずもらっておくべきでしょう。

求める能力その２『縁の下の力持ち』

”監督する”能力はもちろん、持っていて活用できる能力がもうひとつ。

『縁の下の力持ち』であることです。

みんなが楽しんでいるかたわら、具合の悪そうな人に声をかけたり、

周りの迷惑になりそうな場合に注意したり。

本当の意味でみんなで楽しむことのできるよう、小さな心配りがあるとベターです。

また、仲居さんやホテルの従業員、バスの添乗員の力も積極的に借りるようにしましょう！

社員旅行を成功させるための幹事の心得まとめ

社員旅行における幹事の役割・心得は掴めたでしょうか？

事前のプランニング、当日の幹事としての動き。

どちらも幹事ひとりで動くことを考えたら、確かに大変かもしれません。

しかし、幹事として問われる能力というのは、ひとりで全てをこなせることではありません。

いかに周りを見渡し、全体を把握できるか。協力者を募り、しっかりとした指示が出せるか。

何よりも大事なのは、『みんなちゃんと楽しんでくれてるかな？』という小さな気遣いです。

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