よく売れる営業マンの実践するスケジュール管理術の仕方

営業職

前日に予定を決める営業マンはスケジュール管理術がうまくいってない

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よく売れる営業マンというのは、前日に予定を立てることはしません。もっと早くから予定を決めて動き始めているので、前日に予定を立てるようでは効率が悪いと言わざるを得ません。基本的に、営業マンは1週間前の段階である程度やるべきことの骨子をきめ、それをカレンダーやスケジュール帳にピックアップします。そうすることでいつ、どの日にどの業務を取り組めばいいのかが明確になり、優先順位も決められるため、もし予定変更となってもすぐに別日にやる予定だった業務を組み替えるなどして対応できるのです。

万能手帳と使ったスケジュール管理術

上記にもある通り、できる営業マンにはスケジュール管理が上手い人が多いです。できる営業マンになるためには、「万能手帳」という手帳やスケジュールアプリなどを使って、早いうちから計画を立てていくようにしましょう。では、具体的にどのような管理の仕方があるのか、2つの事例に分けて考えます。

カレンダーには期限のある業務にカウントダウンを明示する

まず、手帳などのカレンダーを記入する際は、その日に行う業務を記入するだけでなく、例えば締切りや期限が設けられている業務に対して、いつその業務が期限を迎えるか、はっきりと明示しておいたほうが良いでしょう。しかし、ただその日に記入するだけでは見落とすかもしれませんし、ついつい高をくくって締切日ギリギリまで取るべき行動を後回しにしかねません。そのため、赤字など目立つ色の字で1週間前、3日前、2日前とカウントダウンをしましょう。そうすると意識的にその業務を早く取り掛かろうとするようになり、効率の良いスケジュール管理術が可能となります。

何をすべきかをわかるよう項目をリストアップする

手帳にはカレンダー欄だけでなく、メモを記入する欄も設けられています。その場所には書ききれなかった業務を転記するのもいいのですが、その週に行わなければならない業務やルーティンワークをリストアップするのもスケジュール管理術として有効な方法です。いわゆる「ToDoリスト」と呼ばれるものですが、いつどこで何をやるのかをはっきり一覧化すれば、どの業務をやるべきか優先順位も定まりますし、一つ一つの項目を消していけば、自分自身が本来やるべき業務を整理することができるようになるでしょう。それが定着すれば業務の時短を計れるようになり、結果的に無駄な残業や自宅業務などをする必要がなくなります。

営業マンは手帳を使い分けるのも効率よいスケジュール管理術の仕方

よく売れる営業マンになるためには、例え小さな仕事であったとしても、「やるべき仕事全てをスケジュールに記入する」というのも有効です。ただし、1冊の手帳にすべてのことを書き連ねるのは非常に非効率的で、スケジュール管理術としてふさわしくないやり方になります。

この場合、どうすべきかというと、いくつか手帳を使い分けるようにしましょう。1冊は全体の流れをつかみ取る月間単位のスケジュール帳で、大まかな仕事の内容と、主な業務を記入、一方普段の仕事の際には週間単位のスケジュール帳を用意し、実際の事細かな業務や手に入れた情報などをかき分けましょう。そうすると、大枠の仕事の確認には月間手帳、細かな仕事内容に関しては週間手帳と、時と場に応じた臨機応変な対応ができるようになるでしょう。

まとめ

できる営業マンは、どの業務を行うにしても業務の効率化を第一に考えます。自分のとる行動が非効率的だと相手に迷惑をかけてしまうかもしれませんし。そのためにもまずはスケジュール管理術を整理するよう心掛けましょう。手帳を使い分けたり、その週に行わなければならない業務をリストアップして、行うたびに1つ1つ消し込むようにすればより業務の優先順位が明確化しますし、締切り日をカウントダウンで表示すればより意識をもって業務にいそしむようになるでしょう。

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2016年12月19日ビジネス