現状把握で問題点を抽出し改善点を見つける

2016年12月7日2020年3月31日仕事術

現状を把握すること

現状がどうなっているのかを確認しないで、何も決断することはできません。良かれと思って改善したつもりでも、現状と同じだったなんて言う無駄な改善もあります。効率化を図ったつもりでも、結局何の変化もありません。現状を把握することはどんなときにも必要です。どんな改善をしていくかテーマを絞ったら、現状の業務をしっかり洗い出してみます。洗い出したら、改善するメンバーで確認をします。5W1Hの視点で業務の流れを振り返るのも一つの方法です。問題点を抽出できたら、どのようにすることが理想なのかイメージし、改善点を話します。しゃんいですでに改善できている人がいれば、とても参考になります。明確化になった業務において、手間や時間、コストを削減することで、会社全体の経営にも意識しましょう。するとどのようにしたらいいかがきっと見えてきます。

躓きやすいところを改善する

営業活動を例にすると、顧客を発掘するアプローチから契約に至るまでのプロセスが、改善の検討対象になります。誰がどのようにアポイントを取るのか、どのようなツールを使って、どのような話をするのかを話し合います。全体を一気に検討するのではなく、アプローチならアプローチに絞った方がいいでしょう。何も営業プロセスの最初から検討する必要もなければ、すべてを検討する必要もありません。80対20の法則によれば、躓きやすいところを改善することで、営業のプロセスは、格段に改善されることになっています。成績の悪い人よりも、いい人の効率化を図ると、何が重要なのかが見えてきます。成績の悪い人から学ぶことが少ないです。成績のいい人のルックスや性格をすべて真似られたら、効率化の極みですが、土台無理な相談です。

改善は必然

回りくどいように見えますが、意外に確認してみると、各自がバラバラに違うことを考えていたことがあります。同じ営業の仕事でも、事務の仕事でも、成果を出す人と出さない人がいます。ある人には非効率で変革したい内容でも、ある人にとっては効率のいい方法で現状維持がいいと言う人もいます。現状維持がいいと言う人はたいてい変化を嫌う人です。やり方が変わることで、新しいことを学ぶのが億劫になっています。時が経てば変化していくことは、当然あり得ます。昔の方がよかったと言うのでは、時代についていくことはできません。改善せずに現状維持を続けることでの損失に気づきましょう。改善したくて改善するのではなく、改善は必然なのです。単に必要なのです。

小さな課題をクリアにしていくことで

改善すべき課題は誰のためでもありません。働くすべての人にとっての最善策を見つけることです。大きな課題はすぐに改善することができないかもしれませんが、付随する小さな課題をクリアにしていくことで、大きな課題も最後には解決できるようになります。効率化は小さな改善の積み重ねとも言えます。