出荷通知案内の英文ビジネスメールでの書き方と例文

2016年11月29日2020年3月31日通知案内

出荷通知案内をする英文ビジネスメールの書き方

海外の方と取引を行う際には、英語でのビジネスメールを書く必要がありますよね。特に、取引で扱う品物に関する「出荷通知案内」などを行う場合は、細心の注意を払う必要があります。

関連する番号・発送日・到着予定日の記載は絶対

出荷案内のポイントは、分かり得る情報をすべて明記してあげる事です。商品番号・出発予定・到着予定などは確実に明記するよにしてください。

出発予定は

ETD（Estimated Time of Departure)

到着予定は

ETA (Estimated Time of Arrival)

と表すことを覚えておけばスムーズなやり取りができることでしょう。

追跡番号がわかる場合は出荷通知案内に明記すること

また、受取人が荷物を追跡できるように「追跡番号」など、詳細をわかる範囲で知らせてあげましょう。国際貿易では航空運送状番号や船荷証券番号を伝えます。

それぞれを英語に訳す場合

航空運送状番号

AWB (Air Waybill) No.

船荷証券番号

B/L (Bill of Loarding)No.

という表記になりますので、覚えておきましょう。

出荷通知案内に関する英文ビジネスメールの例

では、実際に出荷通知案内における英文ビジネスメールの例文を紹介していきます。基本のテンプレートに沿った記載をして、ミスを防いでいきましょう。

例：出荷準備を知らせる英文ビジネスメール

Dear Mr.Barnette

We are arranging ordered items.

We will send the shipping documents later.

Please wait for a few days.

Best regards,

バーネット様へ

荷物の送付準備中、数日後に詳細を連絡します

我々は、注文品（の発送）を準備しているところです。

後ほど出荷書類を送ります。

2～3日、お待ちください。

例：出荷通知案内の英文ビジネスメール

Please be advised that your order has been shipped. The details are as follows:

Purchase Order: No. 2222

B/L：No.8989

ETD: November 5

ETA: December 1

Please acknowledge receipt upon taking delivery of the goods.

For further information, please contact our customer service at [email protected].

ご注文の商品を発送いたしましたのでご連絡いたします。詳細は以下の通りです。

発注書番号：2222　　船荷証券番号：8989　発送日：11月5日　　到着予定日：12月1日

商品の引渡しを受け次第、受領を確認していただければと存じます。

詳細については、弊社カスタマーサービス[email protected].までお問い合わせください。

出荷通知案内を英文メールで書く場合は分かり得る情報を全て明記してあげる

いかがでしたか？出荷通知案内の、英文ビジネスメールでの書き方と例文を紹介してきました。

発注ミスは双方にとって損失になります。特に海外発注の場合、ミスに気が付いても訂正できない恐れがありますので、出荷前後にしっかりとコミュニケーションを取るようにしましょう。

上記を参考に、英文ビジネスメールを作成して、互いに気持ち良いやり取りをできるようにしましょう。