気遣いの一言をビジネスメールに必ず入れるべき理由3つ

気遣い

気遣いはビジネスで非常に大切

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相手を気遣うメールの重要性、気遣いの一言の重要性について見ていきますが、大前提として知っておくべき事があります。それは、メールだけでなく、ビジネスの場で「気遣い」というのは非常に大切だという事です。

ビジネスメールを送る相手に気遣いの一言を送る能力は、これから社会人になる人も、既に社会人として軌道に乗っている人も、絶対にマスターすべきスキルでしょう。

忙しい相手を気遣うメールで営業成績があがった例も

一つ例を上げましょう。

Aさんは、営業マンになってからなかなか成績が伸びなかったそうです。それでも常に気遣いを大切にし、メールで一言添えることを徹底しました。はじめは、どこの取引先も「忙しい」といって相手にしてくれなかったようですが、Aさんはその「忙しい」という点を逆に活用しました。忙しい相手を気遣うメールを送り続けていると、その努力が実って、立て続けに取引が成立して、チームチップの成績を収めたそうです。

これは、忙しい相手への気遣いメールがもたらした成功エピソードの一つです。確かに、全員がこんなようにはなれないかもしれませんが、たかが「忙しい相手を気遣いのメール」されどと思わない方がいいという良い例ですね。

メールに気遣いの一言を入れて送るというのはビジネスパーソンの出発点

ビジネスの世界で活躍したければ、相手を気遣う一言を添えたメールを送れるようにしましょう。

対面での気くばりも必要ですが、データとして残るメールでも相手を気遣う事が大切です。気遣いの一言を添えたメールを送るという行為を、ビジネスのスタートとして捉えてみてください。

気遣いの一言を入れるべき理由①:ビジネスマナーとして大切

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気遣いの一言というのは、最低限のビジネスマナーと考えるほど重要性の高いものです。それほど、相手を気遣う一言があるのとないのとでは、今後のやり取りが変わって来るため、重要と考えられています。

ビジネスメールにおける最低限のマナーを守り、きちんとした挨拶や言葉遣い、用件を的確に伝える事が出来た上で、相手に気遣いの一言を伝えることができれば理想的です。

気遣いメールの基本は「お世話になっています」

ビジネスメールの冒頭には、相手への気遣いとして「お世話になっています」という挨拶を遣うのが重要です。上司や同僚に対しては、「お疲れ様です」でも良いので挨拶しましょう。さらに忘れてはいけないのは、名前を名乗ることですね。

気遣いメールを送る前に、自分が誰なのかを必ず名乗りましょう。こうした基本的な事が出来た上で、気遣いの一言が添えられたなら理想的です。

「お忙しいところ…」も気遣いメールでは必要

相手に商談の時間をとってもらいたい場合には、たいてい「お忙しいところ申し訳ございませんが、打ち合わせの時間をとっていただきたく、お願い申し上げます。」といった内容にします。ビジネスシーンでのメールは、相手になんらかの要求をする内容が多いですよね。自然に「お忙しいところ大変申し訳ございませんが」というフレーズを使えるようになりましょう。

この「お忙しいところ…」という一言があるかないかが、気遣いメールであるかどうかの分かれ目となります。気遣いのメールは、ビジネスマナーの観点から重要と言えますので、ビジネスマナー的フレーズは積極的に使うように心がけてください。

気遣いの一言を入れるべき理由②:相手を慮っているのを示すために大切

心に届く一言は、相手の状況を考えているものです。そのため、相手を慮っていることの示しであります。例えば、寒い季節であれば「体調にお気をつけ下さい」、忙しい時期である事が分かっていれば「ご多忙の中とは存じますが」などです。

相手はあなたの急なメールに、時間を取られているかもしれません。まずは、慮っていることをメール内で示すのが重要です。それによって、その後のやり取りが変わってくるでしょう。

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メールを貰った人の気持ちを考えて送ろう

読みやすいメールは、相手の視点で書かれています。 メールはコミュニケーションの一種ですから、負担をかけないように気遣った書き方ができると、自然と好感度も信頼度も上がるでしょう。

これは、出来る人と思われるメールのポイントにもなります。

ビジネスメールにおける気遣いの言葉一覧

では、実際にメールで使える気遣いの言葉を一覧にしました。メールでの気遣いの仕方が分からない人は参考にしてください。

・行き届いたお心配りに感謝いたします。

・お心づかいいただき、ありがとうございます。

・お心遣い本当にありがとうございました。

・お心遣い、うれしく存じます。

・温かいお心づかいをいただき感謝しております。

・お心遣いありがたく、感激いたしました。

・いつもお心にかけていただき、恐縮です。

・先日はご心配をおかけして、申し訳ありませんでした。

・お忙しいと思いますが、お体にお気を付け下さい。

・ファイルを添付致しました。お開き出来ない場合は、××ファイルにて送り直します。お知らせ下さいませ。

・○○の件では、ご心配をおかけして申し訳ありませんでした。

・早速お返事をいただき、どうもありがとうございました。

・ご不明点がありましたら、お気軽にご質問下さいませ。

気遣いの言葉があってこそ取れる契約もあるので、これらの相手を気遣うメールでの一言というのはとても重要です。気遣いの言葉を使い、相手とうまく関係を築けると良いですね。

気遣いの一言を入れるべき理由③:感謝を伝えるために大切

メールでの気遣いを挿入するときは、貰った人の気持ちを考えるのは重要性が高いです。それは何気ない一文かもしれません。しかし、相手への気遣いを意識しているのとしていないのとでは大違いです。

気遣いの言葉は感謝を伝えます。感謝の気持ちの込め方は、メールのフォーマットに落とし込めない部分ですよね。その反面「気遣いし過ぎ」が不快な印象を与える場合もあります。メールのやり取りの中で空気を読みながら、気遣い文を入れるようにしてください。

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気遣いメールでも感謝の気持ちは相手に必ず伝わる

ビジネスのメールで心が通じ合えば、円満な関係を築けるようになります。例えば、相手を気遣うメールで「いつもお気遣いいただき、ありがとうございます」「お気遣いくださり、うれしく思っています」など「お気遣い」のほかに「お心遣い」とも言い換えられます。

ありがたく思う気持ちを伝える一言とは、心から感謝の念を持っていなければすぐには出て来ません。そして、その感謝の気持ちは必ず伝わります。気遣いの言葉はメールでの重要性が高いのです。

読み手が後で確認しやすいようにするのも気遣いの1つ

相手と何回もやりとりをする場合には「RE:」の数が増えていくでしょう。しかし「RE:」が極端に増えるとそれは失礼にあたりますので、その場合は件名の内容はそのままでRE:の部分だけを消すのも、相手を気遣うメールの一環と言えます。あるいは「RE: 件名(数字)」などにして、何回目のやりとりかを件名の後に入れておくのもおすすめです。

その他にも内容の追加・修正があった場合も、件名の後に(追加)や(修正)といった文言を付け加える事によって相手が分かりやすいメールとなります。ビジネスメールでは後で確認するというケースが多いので、読み手が後で確認しやすいメールを送信することが、もっとも大切ですよ。

ネイルサロン経営者が語るホンネ「気遣いがあるかないかで全く違います」

メールに気遣いの一言があると、送ってくれた相手への印象はとてもよくなります。ビジネス上の付き合いなので、相手に価値を提供するのは当たり前ですが、お互い人間なので、気遣いが見えるだけでこの人とは長く付き合っていきたいと思うでしょう。ここでは求人の広告掲載をしたお店の声を紹介します。

ネイルサロン経営者の体験談

様々な雑誌やインターネットサービスへの求人掲載を検討していましたが、決めてになったのは担当営業さんの一言でした。

こちらの工数を考えたうえで早めに連絡を下さり「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。」と一言添えた連絡をくれたのです。

私にも他の仕事があることをきちんと考えた上での配慮と気遣いのあるメールをいただけたので、この方に仕事をお願いしようという気持ちになりました。

複数の取引先候補がある中で、価格や提供サービスだけでなく、担当が信用できるかどうかも重要になります。やはり気持ちよく仕事をしたいのが人の心でしょう。このような心遣いがビジネスの決め手になる場合もあるようです。

メールにおける気遣いの一言はビジネス関係を円満にするという意味でも入れるべき

相手を気遣うメール、またビジネスメールでの気遣いの一言を添える重要性について見てきましたが、いかがでしたか?メールでの気遣いの言葉は、重要性がとても高いです。ビジネス上の気遣いメールにおいては、心が通じ合うと円満な関係が築けるので気遣いはとても重要性のあるものと言えるでしょう。

例えば忙しい相手を気遣うメールを送ることで、思いもよらない耳寄り情報が新しい仕事の獲得などにつながるかもしれません。そうした事も起こると想定して、常日頃からの気遣いや心遣いを重要に思い、相手を大切にしましょう。また、そうした気遣いメールを送れるように、普段の行動から心掛けていくことも必要ですよ。

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2017年6月27日ビジネス