ビジネスメールで気をつけたい間違いやすい敬語とは

2016年11月29日敬語

ビジネスメールで意外と知らずに使っている間違いやすい敬語とは?

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手紙よりも電話よりも手軽な通信手段、それがメール。そのため、メールはよく読み返さずにポンと送ってしまっていませんか?

あなたが毎日使っているそのメール、もしかすると間違い敬語だらけかもしれません。そこで、日頃間違いがちな要注意の敬語を集めてみました。

間違いやすいNG敬語①:「了解しました」

×「了解しました」

◯「承知しました」

○「かしこまりました」

これはついつい使ってしまいがちですが、本来「了解」は敬意を含まないフランクな表現。ただ、実際「了解」を上司に使っている社会人は多いのが現状。世間的には「セーフ」とされている印象です。

間違いやすいNG敬語②:「拝見しました」

△「確認しました」

◯「拝見しました」

「拝見いたしました」「拝見いたします」は「謙譲+謙譲」で二重敬語となるためNG。また「拝見する」ですでに、敬意を表現しているため、シンプルに「拝見します」「拝見しました」という表現が正しい敬語です。

間違いやすいNG敬語③:「おっしゃられる」

×「社長がおっしゃられています」

◯「社長がおっしゃっています」

「おっしゃられています」が二重敬語となるためNG。「おっしゃる」という言葉はすでに尊敬語であるので、これ以上「~られる」などの尊敬表現を使う必要はありません。

間違いやすいNG敬語④:「よろしかったでしょうか?」

×「このデザインでよろしかったでしょうか?」

○「このデザインでよろしいでしょうか?」

確認をしているのは「現在」なので、過去形にする必要はありません。これも正直、世間では「セーフ」と言えそうですが、気になる方は気になる…と思いますし、敬語としては誤っているため、この機会に正しい敬語を覚えておきましょう。

間違いやすいNG敬語⑤:「~となります」

×「こちら契約書となります」

○「こちら契約書でございます」

多用されがちですが「~になります」というのは本来「何かから何かになる」という意味ですので、違和感を感じる人も多いかもしれません。例のように「~でございます」と使うようにしましょう!

間違いやすいNG敬語⑥:「それに伴い~です」

×「それに伴い閉店致します」

○「それに伴いまして閉店致します」

「それに伴い」は接続詞として使う言葉ですが、敬語ではありません。その為、目上の相手に使用する場合は、丁寧語を付けて「それに伴いまして」と使う必要があります。

相手に与える印象をソフトにする敬語とは?

文法的な敬語の間違いだけでなく、配慮として少しぶしつけに聞こえてしまう言葉尻というのもあります。なるべくソフトな印象になるように、文末を工夫するクセをつけましょう。

では、相手が受け取る印象が柔らかくなりやすい言葉尻の具体例をご紹介していきます。

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参加の意志を伝える場合

×「申し訳ありませんが参加できません。」

◯「お気持ち、ありがとうございます。ただ、あいにくですが、その日は都合がつきません。」

どうしても要件だけを述べて断ると、冷たい印象を与えてしまうため、お礼の気持ちを添えるといいでしょう。

確認する場合

×「確認をお願いします。」

◯「ご査収ください。」

「ご査収」のほうがより丁寧な表現であり、印象も柔らかくなります。確認をお願いする場合というのは、つい自分の使い慣れた言葉を使いがちですが、丁寧な表現を知っておく事で、仕事上での良い関係につながります。

何かをお願いする場合

△「お願いします」

◯「ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願い致します」

社外の人や上司には必ず使いたい表現。このように枕詞「ご多忙の所恐縮ですが」を付けて相手の忙しさを気遣うと、よりソフトな印象を与えられます。

催促をする場合

×「いまだに連絡をいただけておりません」

◯「ご多忙のところ、大変申し訳ございません。□□の件、いかがでしょうか?」

こちらも相手の忙しさを気遣った言い方。こう言われれば相手にも「申し訳ない」という気持ちが生まれるはずです。このようにソフトな言い方を使えば、相手にも嫌な印象を与えません。

問題がない場合

△「問題ありません」

◯「そのまま進めていただけますと幸いです」

「問題ありません」も間違った敬語ではありませんが、なんとなく偉そうな印象を与えてしまうため、言い換えるといいでしょう。

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ビジネスメールでは間違いやすい敬語に注意して与える印象にも気を配ろう!

ビジネスメールで気をつけたい間違いやすい敬語を紹介していきましたが、いかがでしたか?

普段間違いやすい二重敬語には特に気をつけたいですね。おそらく社会には溢れている言葉ですが、正しい敬語を身に付けていれば、いつでも堂々とメールを送ることができますよね?

また、相手にソフトな印象を与える枕詞や言い回しも社会人には必要な要素。この2点に注意して、いビジネスシーンで上手にメールを活用してください。

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2016年11月29日ビジネス

Posted by BiZPARK