取引先の「退職挨拶メール」への返信で守るべき注意点

2016年12月5日2020年3月31日退職

取引先からの「退職の挨拶メール」に返信する際の注意点とは？

今回紹介するのは、退職の挨拶メールを取引先からもらった際の返信の仕方についてです。退職の挨拶メールをもらったときに、返信をだしたほうが正しいのかどうか、判断に迷った場合はどうしたらよいのでしょうか？

まずは、取引先から「退職の挨拶メール」を受け取ったときの正しい返信についてまとめてみましたので、みていきましょう。

注意点①：親しい取引先からの退職の挨拶メール以外は返信しなくてOK！

取引先から「退職の挨拶メール」を受け取ったときの正しい返信として、それほど親しくない取引先からの退職の挨拶メールには、「必ずしも返信する必要はない」です。

退職の挨拶メールが送られてくる目的ですが、基本的に退職する人のマナーとして行わなければならないので送っている面があります。

その為、退職の挨拶メールは大勢の人に出します。取引先から送られてくる退職の挨拶メールというのは、あくまで形式的な退職を報告するメールですので、全員から返信が返ってきたら、かえって処理に困ります。

取引先の退職者と自分が親しかった場合や、個人的に伝えたいことがある場合だけ退職の挨拶メールには返信すれば良いです。

注意点②：退職の挨拶メールへの返信タイミングは退職日の2日前まで！

取引先から受け取った退職の挨拶メールに返信する場合も、自分が退職の挨拶メールを送る場合と同様に、「タイミング」には注意が必要です。相手を気遣う事はマナーでもあります。

退職メールを返信するタイミングとしては、 退職日の前日や当日に退職メールを受け取った場合は、そのアドレスに返信しても、相手が受け取れない可能性があります。

相手の退職日までに2日以上の時間があれば返信してもOKですが、もし退職日ギリギリなら返信はやめておきましょう。

もし退職後の連絡先が書いてあれば、そちらに返信するようにします。

退職の挨拶メールへの返信を書く時のポイントとは？

上記では、退職の挨拶メールを取引先からもらった際の返信の仕方について紹介しました。

続いて取引先からの返信する場合に入れる内容について説明していきます。取引先からの退職の挨拶メールには、少なくとも次のような内容は必ず伝えるようにするべきです。

そこで、ここでは取引先からの退職の挨拶メールに返信する際の書く内容などに関してまとめていますので、参考にしてみてください。

返信する際のポイント①：相手の立場を考えた文面を入れる!!

退職は、新しい人生を出発させるための覚悟を決めたということです。そういった相手の心情を汲み取り、「新しい会社における、○○様のご活躍をお祈りしております」といった、相手の立場を考えた文面を入れるようにしましょう。

返信する際のポイント②：退職は会社の損失になるなど残念さを伝える

また、退職することはあくまで自社にとっては喜ばしいことではありませんので、退職することに対して残念だという気持ちを文面に入れましょう。

具体的には、「貴重な戦力を失う」「君に代わるものはなかなか見つからないだろう」など、会社にとって損失となることを伝えると残念さが伝わって良いでしょう。相手にとっても嬉しい言葉になるはずです。

取引先からの退職の挨拶メールに返信する際は感謝・残念さ・健闘を祈る言葉を入れよう

取引先から退職の挨拶メールをもらった際の正しい返信方法について紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？

取引先からの退職の挨拶メールに返信する場合は、少なくても、今までお世話になったことに対する感謝の気持ちや、残念な気持ち、今後の活躍を祈る言葉などを入れるようにしましょう。

また、取引先の退職者の方が次の新天地で活躍する事を祈りつつ、単純に会社の一員でなくなるからと言っても、どこかで仕事をする可能性も高いですので、しっかりとコミュニケーションを取っておくとどこかで良い事もあるかもしれませんね。