飲み会で幹事がすべき準備と当日の立ち回りのコツ

2017年7月11日2020年3月31日幹事, 飲み会

飲み会で幹事がすべき仕事①当日までの下準備

まずはどんな飲み会にしたいかを決める

まずは、その飲み会のコンセプトが重要です。歓送迎会なのか、打ち上げなのか、達成会なのかなど。それに応じた演出を考えなければいけません。花や贈呈品の準備や、飲み放題プランの有無など、TPOにあったセッティングの構想を練りましょう。

参加者人数を決める&参加者リストの作成

だいたいの参加メンバーの把握は、できるだけ早いうちにおこないましょう。候補リストを出して、連絡先などをきちんと整理しておきましょう。また、人間関係の絡みなども考慮する必要があります。「あの人が来るなら行かない」といった事情もあるでしょうから、そのあたりの配慮も必要です。

飲み会の日時を決める

そこまで決まったら、日程調整です。人数が多い場合は、こちらで幹事側で決めてしまうのが良いでしょう。10人に満たない場合であれば、候補日を出した中から参加者の予定を聞くのも良いでしょう。

会場を決めて予約

参加人数と開催日が決まったら、コンセプトにあったお店探しです。人気のお店は早い段階で予約が取れなくなる可能性もありますので、できるだけ早い段階でお店を押さえておきましょう。

飲み会で幹事がすべき仕事②当日は参加者を楽しませる！

参加者への最終連絡

人数が決まって、お店が決まって、開催日が近くなったら、改めて参加者に最終連絡をしましょう。もしかしたら忘れている人もいるかもしれないので、最終的なリマインドの意味です。コースなどでお店を予約している場合は、直前の人数変更などがあると、料理やお会計の時にバタバタしてしまいます。そうした事態に備えておきましょう。

スムーズな会食への気配り

飲み物や食べ物の注文や提供に関して、不備がないように気を配らなければなりません。もちろん。小皿や箸なども含めてです。グラスやお皿が空いたら、すぐ片付けて次の注文を取るなどの配慮も必要です。幹事は全体が見渡せる場所にいることが求められます。

酔った人の介抱

ついついお酒を飲みすぎてしまう人も、中にはいるかもしれません。そうした時には、すみやかに介抱してあげましょう。水を用意してあげたり、離れた場所で休ませてあげたり、タクシーに乗せてあげたりなども、幹事としての役目です。

会費の追加徴収

コースで頼んでいた物以外に追加注文をしたり、予約していた時間を延長したりすると、追加料金が発生するケースがあります。そんな時には、金額をササっと計算して徴収するのも幹事の役目です。その場で集めるのも良いですし、ひとまず自分で出して後日に徴収するのも良いでしょう。

幹事が行うと喜ばれる！気配りのポイント

幹事をただで引き受けるというのはなかなかしにくいものです。せっかくやるなら、「あの人に幹事を頼んでよかった！」と言わせたいですよね。普段気付きにくい、気を配るポイントを紹介します。

幹事は下座に座り周りを要チェック

幹事がすべき気配りといえば、他にも料理や飲み物がきちんと運ばれてきているかのチェックです。基本的には、幹事は料理や飲み物が運ばれてくる下座に座ります。また、1次会終盤になってきたら、雰囲気次第で2次会を提案したりしましょう。

お店のクーポンがあるかしっかりと探しておく

飲み会の当日までに、お店のクーポンを探しておきましょう。会社・職場からお金が出る場合は経費削減になりますし、自費だった場合でも安くなると喜ばれます。

気の利いた2次会会場を選ぶ

飲み会で、ほどよく酔いが回った状態で参加する2次会は、気分が上がるようなユニークなお店選びをしたいものです。ただ単に飲むだけではなく、体験系のお店をチョイスするなど、工夫してみましょう。たとえば卓球や定番といわれるカラオケなども、個性的な部屋が増えてきているので、ぜひチェックしてみてください。

飲み会で幹事がすべきことは多い！下準備と当日の気配りをしっかりおこなう

飲み会の幹事が主にすべき仕事といえば、やはり当日までの下準備が一番大切です。日程調整やお店決めなど、当日までの準備は様々ですが、頑張ってくださいね。また、飲み会当日の気配りも大切です。見てきたとおり、幹事はすべきことが様々で、嫌な仕事かもしれませんが、幹事を経験することで、得られることもかなり多いはず。会社・職場の飲み会幹事を頼まれた際も、決して嫌々やるのではなく「当日楽しみにしててね！」くらいの気持ちで準備しましょう！