督促状を出して書類の提出を促す場合の注意点と例文

督促状

そもそも督促状とは

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本ページでは、督促状を出して書類の提出を促す場合の、注意点と例文をご紹介します。まずは、督促状について、簡単に確認をしておきましょう。

督促状:支払いや提出を催促するために出す書状

督促状とは、支払いや提出を催促するために出す書状のことを言います。支払い督促状(支払督促状)とも言われ、ビジネス文書の1つです。例えば、社員が退社してその際に会社に提出してもらうはずの書状などを出さないままだった場合や、顧客が必要書類を企業に提出しなければならないのに期限を過ぎてしまった場合などに、督促状を出して書類提出を促すのです。

督促状の書き方のポイント

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督促状と聞くと威圧的に感じますが、あくまでもビジネス文章ですから、トラブルを避けるためにも相手を強く責めない形で作成することが大切です。ただし、現在の状況を冷静に確認し、早くして欲しいことがはっきり伝わるように作成しなければいけません。

まずは状況確認をしておく

督促状を送る際には、細心の注意が必要です。返却、支払い、納品、書類提出などの催促に関しては、感情が先立つととてもトラブルを招きやすいです。期日が過ぎているからと相手を責めてかかると確実にトラブルに発展してしまうでしょう。まずは冷静に、状況確認をする文章から入ってください。相手の立場を尊重し、客観的に事実を確かめていくのです。

相手側の善意も信じることが大切

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作成時には、「本状と行き違いで支払い(提出)されていた際は大変申し訳ございません」などといった定型文を用いて、低姿勢な文章を心がけましょう。何故なら、相手が対応済で行き違いだった場合、こちら側の態度が悪いと思われかねないからです。こちらが感情的・威圧的すぎる対応をしてしまった場合、そのことが逆手に取られて更に解決から遠のく可能性もあるでしょう。

例えば、督促トラブルがきっかけになって裁判沙汰になってしまうことがあれば、「こちら側からの督促状の内容があまりに過激だったので、それに恐怖を覚えて連絡を避けた」などという心理的な逃げ口を作ってしまいます。また、こちらの冷静な態度が崩れたところだけをクローズアップされて、裁判員や大衆(顧客)の心証を悪くしてしまう可能性もあるでしょう。

督促状で書類の提出を促す場合の例文

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督促状の例文①

例文①

さて、●●月●●日が期限となっていました○○○の書類についてなのですが、未だ(貴殿/○○様/○○さん)からご提出されておらず、(何かの行き違い/問題)が発生しているのではないかと案じ、ご通知いたしました。

もしも、何か(ご不明なこと/具都合)がありましたら、●●までお問い合わせをいただき、速やかに○○○をご提出くださいますようお願い申し上げます。

督促状の例文②

例文②

早速ですが、●月●日が期限となっておりました×××の書類が、(貴殿/ΟΟ様/ΟΟさん)からは未だご提出されておりません。当方としましては、何かの(行き違い/問題)があったのではないかと案じております。

つきましては、書類の提出に関して現在のご状況をご連絡願います。

また、もしまだお手元に×××の書類をお持ちの場合は、恐縮ながら、◇月◇日必着で、至急弊社◯◯部◯◯までご提出をお願いいたします。

書類提出の督促状は内容を明確にして丁寧に書く

督促状を出して支払いや書類の提出を促す場合の、注意点と例文についてご紹介しました。督促状ではあくまで丁寧に事実を確認し、どの書類が遅れていて、それでどうしてほしいかを訴える書類です。作成する際には、どの書類について話しているか、しっかりと明記するのを忘れないようにしましょう。

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2017年7月11日ビジネス