何故電話は3回のコール以内で対応するのか？

2016年12月15日2020年4月4日

電話が鳴ったら3回以内に取る！

お客様からの電話は早めに取らなければいけないのはご存知かと思いますが、社会人であれば誰もが知っていることだと思うのですが、これをしっかりと守るためにはどんなことに気をつければいいのでしょうか。基本的に仕事中に電話が鳴った際はコール音が3回鳴るまでに受話器から取らなければなりません。電話が鳴った場所に誰もいなくても3回以内に率先してとるようにしましょう。

コール音が3回以上になると待たされていると感じる

3回以内というのは頭に入っていても、どうして3回以内に受話器を取らなければならないのか、まずはここが気になるところですよね。一般的に人が電話を掛ける際、コール音が3回以上になるとだんだんと待たされていると感じるようになるとされます。5回以上になると今度は苛立つようになり、このまま電話を切ってしまおうかとアクションを取る人も少なくありません。もしそれが大事な商談の案内だと、電話に出ないだけで多大な損害をこうむる可能性が出てきます。そのリスクを避けるためにもコール音3回以内に電話に出たほうが良いとされるのです。

企業によってはコール音が鳴る前に電話に出るよう指示するところもある

電話の受話器を取るのは3コール以内である理由についてもわかりましたが、企業によってはなんとコール音が鳴る前に受話器を取らなければいけないところもあるのです。コール音が鳴らないでどうやって受話器を取れるのかと驚かれる方もいるかもしれませんね。ただ、1980年代ごろまでの電話機のようにベル音でしかわからなかった時代と打って変わり、現代では電話を知らせる表示がついています。その表示はコール音が鳴る前に点滅しだすので、点滅をし始めた段階で受話器を取らなければなりません。そのルールがあるのはとてもシンプルなもので、電話を掛けた人を待たせてはいけないのが最大の理由でしょう。

電話対応で気をつけたいこと

では、実際に3コール以内に電話に出る際、どのような応対を取るべきでしょうか。まず、3コール以内に出た場合は「お電話ありがとうございます」と話しましょう。3コール以上の場合は「お待たせしました」や「大変お待たせ致しました」と最初は必ずお詫びの言葉に変えてください。また、以下のポイントに気をつけましょう。

・大きな声ではっきりと話す

・電話内容のメモを取る

・メモ内容に間違いがないか復唱する

・保留する時は待たせすぎない

・担当不在の場合は折り返し連絡をする旨を伝える

特に電話の相手がいない場合はすぐに折り返す旨を伝えておきましょう。相手に何度も電話を掛けさせるのは失礼にあたるため、該当する社員の状況を把握した後、必ず電話を掛けた人の予定も聞いたうえでその旨を知らせてください。

3回以上のコール音で待たされたと感じるため電話がかかったらすぐに受話器を取ろう

電話における対応が大切なことだとは分かっていても、しっかりと実践できている人ばかりではありません。そのため、最低限3回のコール以内に出るよう心掛ければ、電話をかけた人の心証も良くなりますし、周りの評価も良くなるでしょう。