仕事の優先順位をつけられない人が試すべき対処方法

2016年11月29日2020年3月31日優先順位

仕事の優先順位をつけられないときの対処方法①：重要度と緊急度を考える

多くの業務を担っていて、仕事の優先順位がつけられないという人は、仕事の優先順位をつける方法として、まずは仕事の重要度と緊急度を考える方法を使うと整理がしやすいです。まずは重要かつ緊急の業務を見極めるようにしましょう。この方法によって仕事の優先順位をつけられない、どれから取り掛かればよいかわからない、という状況を回避できます。

重要だが緊急ではない仕事は先送りしやすいので注意

仕事の優先順位で先送りしやすいのが、重要なのだけれど緊急ではない事柄についてです。これは意識して行わないと、切羽詰まった時になってから緊急事項として取り組む羽目になってしまいます。重要なことは緊急ではないうちに余裕を持って取り組むべきものです。日頃から進捗を意識して取り入れていくようにしましょう。

仕事の優先順位をつけられないときの対処方法②：相手軸と自分軸で考える

業務は大きく二つの種類に分けられます。一つは相手が軸で発生する業務です。顧客や取引先からの依頼の電話やメール、契約した事項の取り組みの他、上司や同僚から割り振られて受ける仕事があります。二つ目は、自分が軸で発生するもので、提案やプレゼンに関わる資料の準備など自分で考えて作成や従事することが必要なものが入ります。仕事の優先順位をつけられないときは、この軸を考える方法もよいでしょう。相手軸で発生した仕事については、相手にも期限がありますから、仕事の優先順位を考える上では見逃せないのです。

仕事の優先順位をつけられないときの対処方法③：何に影響するかを基準にする

仕事の優先順位をつけられないときには、その業務や作業の影響する部分を考える方法が役に立ちます。その業務を行うことで関連する相手を考えましょう。顧客なのか、取引先なのか、上司や同僚なのかで振り分けてみます。顧客の信頼性、今日、今月の利益、社内コミュニケーションの度合いなど具体的に分けたときに、一番重要、緊急と考えられるものから順位付けを行います。

仕事の優先順位をつけられないときの対処方法④：誰がやるかで考える

仕事の優先順位をつけられないときには、人に割り振れる仕事がないかを考えてみる方法もよいでしょう。一人ですべての業務をこなそうとせず、他の人に頼めることがあれば、分担を試みてみましょう。それぞれの得意なことや、余裕のある時間をうまく使えば、スムーズに進む仕事は多いものです。

仕事の優先順位をつけられないときは悩んでいる時間に注意

仕事の優先順位をつけられないときに試したい方法をご紹介しました。注意したいのは、「仕事の優先順位をつけられない」と悩んでいる間にも、時間は刻々と過ぎていっているということです。仕事の優先順位をつける方法に悩む時間を諦め、目の前の仕事をまずこなした方がいいケースもあります。それによって仕事の優先順位が変わるという可能性も考えられますから、仕事の優先順位をつけられないときは、ご紹介した対処方法の他に、とりあえず目の前の仕事を進める、という方法も検討してみましょう。

仕事の優先順位をつけられるようになるための8つの方法

また、仕事の優先順位をつけられない、という人は、普段の習慣を見直して優先順位をつけられるようになれるようにしましょう。そのためには、以下のような習慣をつける方法が有効です。

①次の日のToDoリストを作る

②目の前の簡単な仕事をすぐに終わらせる

③タスクを忘れないような仕組みを作る

④自分で締切を設定する

⑤仕事を終わらせることを目標にし、一つの仕事に時間をかけすぎない

⑥何が重要な仕事かは常に頭に入れておく

⑦重要度は高く緊急度は低い仕事も早めにこなす

⑧仕事をしっかり割り振る

仕事の優先順位をつけられない人は重要度や緊急度で考える方法などを検討しよう

仕事の優先順位をつけられない人が試したい対処方法をご紹介しました。仕事の優先順位をつけられない人は、重要度や緊急度、誰に影響がある仕事なのか、他人に割り振れないか、などを検討してみましょう。また、普段から目の前の仕事を終わらせる意識を持っておけば、仕事の優先順位をつける習慣も自然とついていきます。