議事録フォーマットの簡単な作成方法【word・excel】

2016年11月29日2022年6月3日仕事術

議事録とは会議の内容を記録したもの

議事録とはそもそもどういったものなのでしょうか。会議の記録ということは分かりますが、そこにあるフォーマットについて考えてみましょう。議事録のフォーマットには「日時」「参加者」「議題」「各議題」「各議題の内容」といった項目があります。議事録とはこれらを記録したものになります。テンプレートも豊富にあるので参考にしましょう。

議事録のフォーマットは自分で簡単に作成できる

議事録のフォーマットはインターネットで探すとすぐ見つかります。特殊な会議でなければそれで十分間に合うので活用しても良いでしょう。

また、自作するのもありです。議事録のフォーマットは、実は簡単に作成できます。上で述べたような項目を記入できるフォーマットさえ作れば良いのです。そこまで大変な仕事ではないので、初心者の方も安心して下さい。

議事録のフォーマットの作り方とは？

それでは議事録のフォーマットの作り方について見ていきましょう。実は議事録のフォーマットは、議事録の長さによっても作るべき方法が変わってくるのです。会議時間が短い場合と長い場合でそれぞれ見ていきましょう。

”短い”議事録の場合：必要項目を列挙する！word作成がおすすめ

ではフォーマットの作り方を見ていきましょう。先に述べた項目を列挙します。

◆議題

◆日時

◆場所

◆議事録作成者

◆参加者

◆各議題

◆各議題の内容

◆決定事項

これらを記載したフォーマットを作れば完了です。作るツールとしてはwordが適していますが、excelでも作ることはできます。特に短い会議であればA4紙一枚で済むかもしれません。

”長い”議事録の場合：論文と同じような構成に！excel作成が適切

長い会議の場合は多少工夫が必要となります。論文と同じような構成で作ると良いでしょう。題名としては議題を置き、見出しには各議題の見出しを書くのです。そのため、枚数は多くなりテンプレートの範囲を超えることになります。こうした長い会議の場合は、短い会議とは別にexcelでフォーマットを作ることをおすすめします。ただ、ほとんどの会議は長くはならないはずです。

excelによるフォーマットは具体的にどう作る？

それでは、前項では簡単な説明しかしていないので、excelによるフォーマットの具体的な作り方を見ていきたいと思います。議事録をこれから作るという人は是非覚えてフォーマットの作り方をマスターしてしまいましょう。

excelフォーマット作成の手順はたったの4つ！

フォーマットの製作工程を見てきましたが、具体的にはどう作成すれば良いのでしょうか。エクセルを使えばこれも実は簡単です。

①：まず、2つに区分けされた縦列を作りましょう。

②：そして要素ごとに横行を区切っていきます。

③：例えば「日時」で一行「場所」で一行といった具合です。

④：特に「各議題」の行数には一番多く割くと良いでしょう。

これで議事録のテンプレートは完成です。

作成したフォーマットには例文も載せておくと運用しやすい

作成したフォーマットには多少例文を書いておくと良いでしょう。例えば「各議題」の項の書き方が分からないという社員が出てしまう恐れを解消してくれます。このテンプレートを利用する場合にはそれらの例文を削除すれば良いだけなので、問題無く運用していけます。

特に新人社員の場合、議事録のあまりの重大さに緊張して上手く書けないかもしれません。そういった配慮は助かるはずです。また、フォーマットはexcel以外にも無料のフリーソフトを使用しても良いでしょう。

議事録のフォーマットには短い時は「word」長い時は「excel」での作成がおすすめ

議事録のフォーマットの作成方法について見てきました。議事録のフォーマットは、書く項目さえ分かれば簡単に作成できます。ネット上で検索してフォーマットを調べればたくさん見つかるので参考にしましょう。

また、作成方法は議事録の長さによっても変わってきます。短い時はword、長い時はexcelでの作成がおすすめです。また、会社で複数の人間が使えるフォーマットを作る場合には、それぞれの項目に例文を載せておくと、他の社員も使いやすくなります。これらのポイントを参考にして、より良い議事録のフォーマットを作りましょう。