見積もりの催促メールの重要ポイントと例文【ケース別】

催促メール, 見積もり

見積もりの催促をメールで送る場合のポイント

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見積もりの催促をメールで送る場合のポイントを、おさえておきましょう。見積もり依頼を出しているのにもらえない場合は、催促をするための督促状を出します。その際のメールの書き方にはポイントがありますので、以下で見ていきましょう。

一般的に督促状に記載する内容

一般的に督促状に記載する内容は以下の3点です。覚えておきましょう。

■今現在返事を頂けていないという事実

■こちらの過失の可能性

■返事をもらいたい期日

見積もりの催促する場合にはこの3点を盛り込み、最後に前回送ったメールを貼り付けてください。

見積もりで催促におけるNGワード

見積もりでの催促メールを送る場合、「お手隙の際に」「お暇な時にでも」「急ぎませんので」といったワードを含めるのはNGです。返信を促すためにも、期日をきちんと指定して「××月××日までに、ご返信をお願いいたします」「ご返信をお待ちしております」という催促をしましょう。

見積もりの催促をメールでする際の文例【余裕がある場合】

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見積もりの催促をメールでする際の文例をみて、ポイントをしっかりとおさえておきましょう。以下では、ポイントを盛り込んだ、一般的な督促状の文例を紹介します。これはまだ急ぎではない段階におけるメールとして、参考にしてください。

文例①

ご依頼申しあげました〇〇の見積り書を××日までにお送りいただくことになっておりましたが、未だお送りいただいておりません。何かの行き違いがあったのではないかと案じ、念のためご確認のメールをさせていただきました。××日までにご返信をお願いいたします。

見積もりを催促する際のメールの文例【緊急の場合】

見積もりの依頼をしたのにもらえないと困ります。見積もりがもらえないために苦労している場合の、メールの文例を紹介します。

文例①

先日お願いいたしました、貴社製品「〇〇」の見積り書が本日になっても未だ届かず、困惑しております。貴社にも何かとご都合がございますでしょうか、当方でも今後の見通しがたたずに苦慮している次第です。至急お手配くださるよう、お願い申しあげます。

文例②

先日依頼しました〇〇のお見積もりが、未だ届いておりませんが、いかがとなっておりますでしょうか。××日までに見積書をお送りいただけない場合、貴社からの購入を断念せざる得ませんので、ご理解のうえ早急にご対応お願いいたします。

文例③

ご依頼申しあげました〇〇の見積り書、××日までにお送りいただくことになっておりましたが、本日現在、まだ到着しておりません。このままでは最悪の場合、業務に支障をきたす恐れも出てまいりました。弊社の事情もご了解いただき、早急にご手配くださいますようお願い申し上げます。

見積書が届かない場合は文例を参考に見積もりの催促メールを送ろう

見積もりの催促をメールで送る際の文例をご紹介しましたが、いかがでしたか。見積書は、請求書や契約書よりも優先順位が低くみられ、後回しにされることが多いです。しかし、連絡が相手に届いていない場合もあり得ますし、催促して悪いものではありません。催促のメールを送る場合には、文例を参考に「いつ依頼した見積もりですが、まだいただけていません」「いつまでにお願いします」という形で、連絡しましょう。そうすることで、相手に不快な思いをさせることなく、催促できるのです。

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2017年7月11日ビジネス